Ziek in het buitenland: wat u als werkgever moet regelen

Meestal gelden de Nederlandse regels: als een internationale werknemer onder het Nederlandse socialeverzekeringsstelsel valt, bent u als werkgever verantwoordelijk voor loondoorbetaling en re-integratie, net als bij elke andere zieke medewerker. Registreer de ziekmelding direct, vraag een medische verklaring op en schakel uw bedrijfsarts of arbodienst in om het dossier vanaf dag één op orde te hebben.

Kort samengevat:

• Zieke internationale werknemers die daadwerkelijk in Nederland werken, vallen meestal onder de Nederlandse socialezekerheidsregels, tenzij er sprake is van specifieke detacherings- of woonlandsituaties.
• Bij ziekte in het buitenland moet de werkgever de melding direct registreren, een medische verklaring vragen en de bedrijfsarts of arbodienst inschakelen, zonder werknemers terug te laten reizen.
• Re-integratieplicht en loonsanctieprocedures blijven gelden, vooral bij langdurige ziekte, en het opbouwen van een volledig dossier is cruciaal voor een goede afhandeling.
• Werkgevers moeten controleren of de medewerker onder het Nederlandse socialezekerheidsstelsel valt, afhankelijk van de feitelijk gewerkte dagen, arbeidscontract en eventuele detachering, aangezien dit de verzekeringsplicht bepaalt.
• Een goede verzuimverzekering voor internationaal personeel vereist vaak extra aandacht bij acceptatievoorwaarden en dekkingen voor grensarbeiders en gedetacheerden; vergelijken helpt onvoorziene kosten voorkomen.

Internationale werknemer ziek in Nederland: waar is hij verzekerd?

De belangrijkste vraag bij een zieke internationale werknemer is niet waar hij vandaan komt, maar waar hij sociaal verzekerd is. Binnen de EU, EER en Zwitserland geldt de werklandregel uit Verordening 883/2004: iemand is meestal verzekerd in het land waar hij daadwerkelijk werkt, niet in het land waar hij woont. Werkt uw medewerker dus fysiek in Nederland, dan valt hij doorgaans onder de Nederlandse regels, ook als hij in Polen, Duitsland of Roemenië woont.

Er is wel verschil tussen drie situaties die vaak worden verward:

• Grensarbeider: woont in het buitenland, werkt structureel in Nederland en reist dagelijks of wekelijks.
• Gedetacheerde werknemer: blijft verzekerd in het land van herkomst omdat de werkgever hem tijdelijk uitzendt naar Nederland (meestal met een A1-verklaring).
• Werknemer die in het buitenland woont maar in Nederland is aangenomen: valt vaak volledig onder Nederlands recht.

Controleer daarom altijd: hoeveel dagen werkt de medewerker feitelijk in Nederland, wat staat er in het arbeidscontract, is er een detacheringsverklaring en bestaat er een zetelovereenkomst met een internationale organisatie. Die laatste categorie kent namelijk uitzonderingen op de gewone regels, zoals de Rijksoverheid aangeeft.

Loondoorbetaling en de Wet verbetering Poortwachter: wat zijn uw plichten?

Valt de werknemer onder het Nederlandse stelsel, dan gelden dezelfde verplichtingen als bij een Nederlandse collega. U betaalt het loon door gedurende maximaal 104 weken, met minimaal 70% van het loon als ondergrens (het eerste jaar vaak hoger, afhankelijk van de cao). Of dit ook echt uw plicht is, hangt primair af van het sociaalverzekeringsland, niet van de nationaliteit van de werknemer.

Daarnaast is de Wet verbetering Poortwachter onverkort van toepassing zodra iemand in Nederland verzekerd is. Dat betekent:

• Een probleemanalyse binnen 6 weken.
• Een plan van aanpak binnen 8 weken.
• Regelmatige evaluaties en bijstelling van dat plan.
• Een re-integratieverslag bij de WIA-aanvraag na twee jaar.

Verzuimt u die stappen, dan riskeert u een loonsanctie: u betaalt het loon een jaar langer door, ook bij een werknemer die inmiddels in het buitenland woont. Dat risico wordt vaak onderschat bij internationale dossiers, precies omdat de communicatie lastiger verloopt.

Pro-tip: Leg bij grensoverschrijdende ziekmeldingen extra goed vast wanneer u welk contact had, in welke taal de medische verklaring was opgesteld en welke acties u ondernam. Een dun dossier is het grootste risico bij een latere UWV-toets.

Wat moet u doen als een medewerker in het buitenland ziek wordt?

Een ziekmelding vanuit het buitenland vraagt om net iets meer zorgvuldigheid dan een lokale melding. Volg deze stappen:

1. Registreer de melding direct, inclusief datum, verblijfsadres en bereikbaarheidsgegevens.
2. Vraag een medische verklaring op die inhoudelijk aan uw eisen voldoet; accepteer gerust een verklaring in een andere taal, maar vraag zo nodig om een vertaling van de kernpunten.
3. Schakel uw bedrijfsarts of arbodienst in, ook als medische beoordeling op afstand moet gebeuren.
4. Stem het verzuimprotocol af op de situatie: wie belt wanneer, welke documenten worden verwacht, en binnen welke termijn.

Wat u niet mag: een werknemer dwingen terug te reizen naar Nederland als hij medisch niet in staat is om te reizen. Dat is niet alleen onredelijk, het kan ook juridisch averechts werken. Pas uw communicatiechecklist aan zodat iedereen in het proces weet wat wél en niet gevraagd mag worden.

Regels voor grensarbeiders: extra aandachtspunten

Een grensarbeider woont in het buitenland maar werkt structureel in Nederland, en dat brengt eigen re-integratieafwegingen met zich mee. ArboNed wijst erop dat re-integratie in het woonland vaak praktischer is dan een medewerker steeds naar Nederland te laten reizen voor een spreekuur.

Denk aan:

• Passend werk zoeken dat ook vanuit het woonland uitvoerbaar is.
• Reistijd als criterium meenemen bij de beoordeling of een functie “passend” is, zoals UWV dat toetst.
• Medische begeleiding organiseren dichtbij de woonplaats van de werknemer.

In de praktijk is het vaak slimmer om spreekuren en begeleiding in het woonland te laten plaatsvinden en dat helder vast te leggen in het verzuimprotocol. Dat voorkomt discussie achteraf over wat redelijk was.

UWV, Ziektewet en WIA: wanneer speelt dit voor internationale werknemers?

Niet elke zieke internationale werknemer blijft bij u op de loonlijst. Er zijn situaties waarin UWV in beeld komt in plaats van u als werkgever:

• Het contract loopt af tijdens de ziekte.
• De werknemer werkte via een uitzendbureau en dat dienstverband eindigt.
• Na twee jaar ziekte is sprake van meer dan 35% arbeidsongeschiktheid, waardoor WIA relevant wordt.

UWV toetst dan onder meer het re-integratieverslag, de aard van de dienstbetrekking en of iemand daadwerkelijk in Nederland sociaal verzekerd was of is. Bij een aanvraag vanuit het buitenland duurt de afhandeling vaak iets langer, omdat documenten en medische gegevens grensoverschrijdend gecontroleerd moeten worden. Zorg dat het re-integratiedossier compleet is voordat de werknemer een aanvraag indient, zeker bij een einde dienstverband tijdens ziekte: dat scheelt vertraging aan beide kanten.

Verzuimverzekering als financiële buffer bij internationaal personeel

Een verzuimverzekering dekt doorgaans het financiële risico van loondoorbetaling tijdens ziekte, maar bij internationale werkgevers of buitenlandse vestigingen loopt de acceptatie niet altijd vlekkeloos. Sommige verzekeraars stellen eisen zoals een KvK-inschrijving of een fysieke vestiging in Nederland voordat ze een polis accepteren.

Vraag daarom bij een offerteaanvraag altijd concreet naar:

• De acceptatievoorwaarden voor werkgevers met internationaal personeel.
• Of grensarbeiders en gedetacheerde werknemers standaard meeverzekerd zijn.
• Hoe de verzekeraar omgaat met loondoorbetaling bij re-integratie in het buitenland.

Voor aanvullende achtergrond over bedrijfsverzekeringen kunt u ook kijken bij een gespecialiseerde partij als H2O Assurantiën. Vergelijkverzuim.nl kan die acceptatiecheck voor u meenemen bij het vergelijken van premies, zodat u niet achteraf voor een verrassing komt te staan.

Praktijkperspectief van een verzuimspecialist

In de praktijk gaat het vaak mis niet bij de wet, maar bij de dossiervoering. Werkgevers die pas bij een loonsanctie beseffen dat hun re-integratiedossier bij een grensarbeider te dun was, hadden dat probleem vaak al bij de eerste ziekmelding kunnen voorkomen. Mijn advies: bouw het dossier op alsof de werknemer morgen bij UWV zit, ook als het nu nog om een simpele griep gaat. En check tijdig of uw verzuimverzekering internationale medewerkers daadwerkelijk meeneemt, want daar zit meer variatie tussen verzekeraars dan werkgevers vaak denken.

— Willem

Verzuimverzekering vergelijken als u internationaal personeel in dienst heeft

Er zijn platforms waar werkgevers premies en voorwaarden bij meerdere verzuimverzekeraars kunnen vergelijken, inclusief controles op acceptatie-eisen die relevant kunnen zijn bij grensarbeiders en gedetacheerd personeel.

Veel verzekeringsvergelijkingsdiensten bieden persoonlijke begeleiding bij het kiezen van de juiste dekking, doorgaans zonder verborgen kosten of verplichtingen tot langetermijncontracten. Wilt u weten wat uw huidige situatie kost en of uw internationale werknemers goed gedekt zijn? Bereken vrijblijvend uw premie en ontvang binnen korte tijd een helder overzicht van de opties die bij uw bedrijf passen.

Bronnen

Voor de juridische basis achter dit artikel raadpleegt u het best de bron zelf: UWV over waar u verzekerd bent, de Wet verbetering Poortwachter en de Rijksoverheid over internationale sociale zekerheid. Bewaar kopieën van deze bronnen in uw verzuimdossier: bij een geschil met UWV of een loonsanctie telt een goed onderbouwd dossier zwaarder dan een mondelinge toelichting achteraf.

Dit artikel bevat algemene informatie en vervangt niet het advies van een gekwalificeerde advocaat. Raadpleeg een gekwalificeerde juridische professional over uw eigen situatie voordat u op basis van deze inhoud handelt.

• In welk land verzekerd voor werkloosheid, ziekte, arbeidsongeschiktheid | UWV
• Zieke buitenlandse werknemer: loon doorbetalen?
• Grensarbeiders, arbozaken en verzuim. Wat zijn de regels? | ArboNed

Veelgestelde vragen

Moet ik als werkgever een ziekmelding melden bij een instantie?

U meldt de ziekte niet standaard bij UWV, maar registreert de melding intern en zet de re-integratiestappen in gang; alleen bij langdurig verzuim of een WIA-traject komt UWV in beeld.

Wat zijn de regels als een medewerker voor een buitenlandse werkgever in Nederland werkt?

Werkt de medewerker fysiek in Nederland zonder geldige detacheringsverklaring, dan is hij meestal in Nederland sociaal verzekerd, ook als de werkgever in het buitenland is gevestigd.

Is mijn werkgever verzekerd voor zieke werknemers?

Dat hangt af van de afgesloten polis: een verzuimverzekering dekt doorgaans de loondoorbetaling, maar niet elke verzekeraar accepteert werkgevers met internationaal personeel zonder aanvullende eisen. Via Vergelijkverzuim.nl controleert u dit direct bij het vergelijken van offertes.

Aanbevelingen

• Loondoorbetaling bij ziekte: je verplichtingen als werkgever
• Loondoorbetaling bij een zieke oproepkracht: wat betaalt u?
• Wat is het financiële risico bij een zieke werknemer?
• Terugvorderen loondoorbetaling: stappenplan en checklist