Terugvorderen loondoorbetaling: stappenplan en checklist voor werkgevers

Ja, als werkgever kunt u onder voorwaarden loondoorbetaling terugvorderen op een aansprakelijke derde. Dit heet loonregres en is geregeld in artikel 6:107a BW. In de praktijk gaat het vooral om het netto loon en redelijke re-integratiekosten die u al aan uw zieke werknemer heeft betaald. De eerste stap: stel de aansprakelijke partij formeel aansprakelijk en begin direct met dossieropbouw.

---

Kort samengevat:

• Een regresvordering is kansrijk als er een aansprakelijke derde bestaat, een causaal verband met de arbeidsongeschiktheid, en u loon hebt doorbetaald.
• U kunt netto loon, re-integratiekosten, vervoerskosten en scholingsuitgaven verhalen, maar niet bedrijfseconomische verliezen of algemene overheadkosten.
• Het opbouwen van bewijs begint direct na de ziekmelding, inclusief loonstroken, medische onderbouwing en re-integratiekosten, om verjaring te voorkomen.
• Regres is vooral zinvol bij verkeersongevallen, mishandelingen of fouten door derden die direct leiden tot langdurige arbeidsongeschiktheid.
• Een goede voorbereiding en tijdige aansprakelijkstelling versterken uw positie, terwijl bij lage schades of afwezigheid van verhaalbaar vermogen een proces vaak niet loont.

---

Wat is regres bij loondoorbetaling en welke kosten kunt u verhalen?

Regres bij loondoorbetaling betekent dat u als werkgever de kosten van doorbetaald loon terugvordert van degene die de arbeidsongeschiktheid van uw werknemer heeft veroorzaakt. De wettelijke basis staat in artikel 6:107a BW, dat werkgevers een zelfstandig verhaalsrecht geeft. U hoeft dus niet te wachten tot uw werknemer zelf een letselschadeclaim indient.

Dit recht op schadevergoeding beperkt zich niet tot bedrijfsongevallen. Ook een aanrijding in privétijd of een mishandeling buiten werktijd kan regresrecht opleveren, zolang er een aansprakelijke derde en een aantoonbaar causaal verband is met de arbeidsongeschiktheid.

Wat kunt u concreet verhalen op de aansprakelijke partij?

• Het netto doorbetaalde loon, inclusief opgebouwd vakantiegeld en een eventuele eindejaarsuitkering
• Redelijke re-integratiekosten, zoals inzet van de arbodienst, aanpassingen aan de werkplek
• Kosten voor vervoer naar behandelingen of aangepast werk
• Uitgaven voor om- of bijscholing die nodig zijn voor terugkeer naar werk

Bedrijfseconomische verliezen, zoals gederfde omzet doordat een collega tijdelijk minder productief werkt, vallen hier doorgaans buiten. Ook algemene overheadkosten die u sowieso zou maken, zijn niet zonder meer verhaalbaar. De vordering blijft beperkt tot kosten die rechtstreeks aan deze ene werknemer zijn toe te rekenen.

Wanneer is een regresvordering kansrijk?

Niet elke ziekmelding leidt tot een haalbare regresclaim. Drie voorwaarden bepalen of u kans maakt.

Ten eerste moet er een aansprakelijke derde zijn: een persoon of bedrijf dat aantoonbaar schuld heeft aan het letsel of de aandoening. Ten tweede moet u een causaal verband kunnen aantonen tussen die gebeurtenis en de arbeidsongeschiktheid van uw werknemer. Ten derde moet vaststaan dat u als werkgever daadwerkelijk loon heeft doorbetaald op grond van uw wettelijke verplichting.

Herkenbare situaties waarin regres vaak slaagt:

• Een verkeersongeval waarbij uw werknemer als fietser of automobilist door een ander is aangereden
• Mishandeling, bijvoorbeeld tijdens een conflict buiten werktijd waarbij de dader is geïdentificeerd
• Een medische fout die de herstelperiode van een bedrijfsongeval onnodig heeft verlengd
• Een bedrijfsongeval veroorzaakt door een andere onderneming, zoals een onderaannemer op een bouwplaats

Pro-tip: Wacht niet tot de aansprakelijkheid vaststaat. Stel de tegenpartij of diens verzekeraar meteen na de ziekmelding formeel aansprakelijk en begin vanaf dag één met het verzamelen van medische verklaringen en loonspecificaties. Hoe eerder u dit dossier opbouwt, hoe sterker uw positie bij een latere betwisting.

Verzekeraars accepteren aansprakelijkheid zelden zonder discussie. Ze betwisten regelmatig zowel de causaliteit als de omvang van de schade, dus een kansrijke zaak staat of valt met de kwaliteit van uw bewijs.

Stappenplan: van aansprakelijkstelling tot afwikkeling

Een regresprocedure verloopt in een vaste volgorde. Wie deze stappen in de juiste tijd doorloopt, voorkomt dat bewijs verdwijnt of dat de tegenpartij tijd wint.

1. Formele aansprakelijkstelling. Stuur een brief of e-mail naar de veroorzaker of diens aansprakelijkheidsverzekeraar. Vermeld de datum van het incident, de naam van uw werknemer, een korte omschrijving van de gebeurtenis en uw voorbehoud om kosten te verhalen. Deze stap start de juridische klok en is vaak doorslaggevend voor het latere verloop van de zaak.
2. Dossier opbouwen. Verzamel loonstroken, salarisspecificaties, een berekening van vakantiegeld en eindejaarsuitkering, facturen van de arbodienst en bewijs van re-integratie-inspanningen. Voeg medische onderbouwing toe die het verband tussen het incident en de uitval aantoont.
3. Claim indienen. Dien uw vordering in bij de verzekeraar van de aansprakelijke partij of, als die er niet is, bij de partij zelf. Verwacht tegenvragen over de hoogte van het loon, de noodzaak van bepaalde re-integratiekosten en de duur van het herstel.
4. Afwikkeling bij betwisting. Wordt uw claim afgewezen of gedeeltelijk erkend? Dan volgt onderhandeling over de hoogte, eventueel gevolgd door een juridische procedure of, bij een onbetwiste vordering die niet wordt voldaan, een incassotraject.

Reken op een periode van meerdere maanden tot meer dan een jaar tussen aansprakelijkstelling en volledige afwikkeling, afhankelijk van de complexiteit en de bereidheid van de tegenpartij om mee te werken.

Bewijs, schadeberekening en verjaring: wat u moet vastleggen

De schadeberekening bij loonregres is in de kern eenvoudig: neem het netto loon dat u heeft doorbetaald, tel de opgebouwde vakantietoeslag en een eventuele eindejaarsuitkering erbij op, en voeg de onderbouwde re-integratiekosten toe. Werkgevers die deze cijfers pas maanden later reconstrueren, verliezen vaak details die de claim juist sterker maken.

Documenteer daarom vanaf de eerste ziektedag:

• Alle loonstroken en salarisberekeningen over de verzuimperiode
• Facturen van de arbodienst, casemanager of andere re-integratiedienstverleners
• Correspondentie met de bedrijfsarts over de aard en duur van de beperkingen
• Bonnen of facturen voor aanpassingen aan de werkplek of vervoer

Een regresvordering verjaart doorgaans vijf jaar na het moment waarop u zowel bekend bent met de schade als met de identiteit van de aansprakelijke partij. Die termijn begint dus niet automatisch op de ziektedatum. Noteer expliciet wanneer u beide feiten kende, want dat startpunt is precies waar discussies over verjaring om draaien.

Hoe verhoudt regres zich tot loondoorbetaling, UWV en verzekeringen?

Regres staat niet los van uw andere verplichtingen bij ziekte. De drie systemen lopen door elkaar, maar hebben elk hun eigen rol.

Als werkgever betaalt u bij ziekte minimaal 70% van het loon door, met een maximum van twee jaar. De Wet verbetering poortwachter verplicht u tot een probleemanalyse, een plan van aanpak en actieve re-integratie-inspanningen gedurende die twee jaar. Deze verplichte stappen en termijnen leveren tegelijk het bewijsmateriaal dat u nodig heeft voor een regresclaim: elke inspanning die u aantoonbaar heeft geleverd, telt mee als verhaalbare kost.

Kort samengevat wie waarvoor verantwoordelijk is:

• U als werkgever betaalt het loon door en voert de re-integratie uit
• UWV beoordeelt na twee jaar de WIA-aanvraag en toetst of u genoeg heeft gedaan aan re-integratie
• Uw verzuimverzekeraar dekt (een deel van) de loonkosten, afhankelijk van uw polisvoorwaarden
• De aansprakelijke derde is uiteindelijk degene op wie u via regres de schade verhaalt

Bent u eigenrisicodrager voor de WGA, dan raakt een langdurig ziektegeval ook uw gedifferentieerde premie. Een succesvolle regresclaim compenseert dan niet alleen het doorbetaalde loon, maar verlicht indirect ook de druk op uw verzuimbudget. Wie hierin structureel wil sturen, doet er goed aan om loondoorbetalingregels en regresmogelijkheden samen te bekijken, in plaats van los van elkaar.

Wanneer is regres niet zinvol en wanneer schakelt u hulp in?

Niet elke zaak is de moeite waard. Bij een korte ziekteperiode, een lage vordering of een aansprakelijke partij zonder verhaalbaar vermogen wegen de proceskosten al snel niet op tegen de opbrengst.

Schakel een advocaat of gespecialiseerd letselschadebureau in zodra de tegenpartij aansprakelijkheid betwist, de schade in de duizenden euro’s loopt, of er sprake is van een strafbaar feit. Bij geweldsmisdrijven bestaan er trouwens ook aanvullende routes via het Schadefonds Geweldsmisdrijven of een schadevergoedingsmaatregel binnen een strafzaak, die naast uw civiele regresclaim kunnen lopen.

Simpelere zaken los je vaak sneller op door rechtstreeks te overleggen met de aansprakelijkheidsverzekeraar van de tegenpartij, zonder meteen te escaleren naar een procedure.

Praktische zienswijze van een verzuimspecialist

Bij het vergelijken van verzuimverzekeringen voor honderden werkgevers zien we telkens hetzelfde patroon: regres wordt vaak vergeten zodra de ziekmelding eenmaal is afgehandeld. Terwijl het net dan telt. Werkgevers die het eigen risico willen beperken, kijken naar de polis maar vergeten dat een derde partij soms al voor een deel van de rekening opdraait. Dat is geen kwestie van onwil, maar van tijdgebrek en onbekendheid met het traject. Wie regres structureel meeneemt in de verzuimadministratie, haalt aantoonbaar geld terug dat anders gewoon wordt afgeboekt.

— Willem

Hoe Vergelijkverzuim.nl uw financiële risico’s beperkt

Regres helpt u geld terugkrijgen als er een aansprakelijke derde is, maar een verzuimverzekering vangt het risico op voordat die vraag zich zelfs voordoet. Niet elk verzuimgeval kent een schuldige partij: een burn-out of een chronische aandoening levert geen regresclaim op, maar wel twee jaar loondoorbetaling. Vergelijkverzuim.nl vergelijkt voor u premies bij 21 verzekeraars en koppelt u aan een vaste verzuimspecialist die meekijkt naar dekking en voorwaarden die aansluiten op uw situatie.

Twijfelt u of een verzuimverzekering of stop-loss dekking beter bij uw bedrijf past? Bekijk het verschil tussen conventionele en stop-loss verzekeringen en bereken vrijblijvend uw premie via Vergelijkverzuim. Binnen enkele minuten weet u waar u aan toe bent, zonder verborgen kosten.

Bronnen

Voor wie zelf verder wil uitzoeken hoe regres en loondoorbetaling precies samenhangen, zijn dit de bronnen om bij te houden:

• Wetten
• Loondoorbetaling bij ziekte | Ondernemersplein
• Loonregres bij letselschade: hoe kan een werkgever loonschade verhalen? | Damsté
• Regres werkgever: wat is het en wanneer verhaal je schade? | OAZ

Dit artikel bevat algemene informatie en vervangt niet het advies van een gekwalificeerde advocaat. Raadpleeg een gekwalificeerde juridische professional over uw eigen situatie voordat u op basis van deze inhoud handelt.

Aanbevelingen

• Loondoorbetaling bij ziekte: je verplichtingen als werkgever