Verzuim

Wet verbetering poortwachter: praktische gids voor werkgevers

Leer hoe de Wet verbetering poortwachter je verplicht om re-integratie effectief aan te pakken. Ontdek praktische stappen voor werkgevers!

17 augustus 2026· 7 min lezen

In dit artikel11 onderdelen

01Belangrijkste inzichten
02Wat de wet verbetering poortwachter van werkgevers eist
03Belangrijke poortwachter termijnen op een rij
04Hoe bouw je een verdedigbaar re-integratiedossier op
05Wat als werkgever en werknemer het oneens zijn?
06Checklist: dit regel je als HR deze week nog
07Wanneer schakel je een advocaat of verzekeraar in
08Grip op de kosten van verzuim tijdens het poortwachterstraject
09Bronnen
10Veelgestelde vragen
11Aanbeveling

De Wet verbetering poortwachter verplicht je als werkgever om vanaf de eerste ziektedag actief en aantoonbaar te werken aan re-integratie. Doe je dat niet goed, dan riskeer je een loonsanctie die maximaal een jaar extra loondoorbetaling kan inhouden. De regie en de bewijslast liggen bij jou, niet bij je zieke werknemer. UWV toetst dit aan de hand van de Werkwijzer Poortwachter, en de wettelijke basis staat in de Wet verbetering poortwachter op wetten.overheid.nl.

Wat moet je nu meteen doen?

Registreer de ziektedag in je verzuimsysteem.
Meld de werknemer binnen een week bij je bedrijfsarts of arbodienst.
Start direct met dossieropbouw: elk gesprek en elke afspraak schriftelijk vastleggen.

Belangrijkste inzichten

Een werkgever die vanaf de eerste ziektedag een feitelijk, goed gedocumenteerd re-integratiedossier bijhoudt, voorkomt de meeste loonsancties onder de Wet verbetering poortwachter.

Punt	Details
Regie ligt bij werkgever	Jij draagt de bewijslast voor re-integratie-inspanningen, niet je werknemer of de bedrijfsarts.
Houd de 42e-weeksmelding scherp in de gaten	Te laat melden bij UWV leidt tot een aparte administratieve boete.
Documenteer feiten, geen diagnoses	Medische details horen bij de bedrijfsarts, niet in het re-integratieverslag.
Vraag tijdig een deskundigenoordeel aan	Bij een meningsverschil is dit je sterkste bewijs van zorgvuldig handelen.
Verzeker het financiële risico	Vergelijkverzuim.nl vergelijkt premies bij 21 verzekeraars en koppelt je aan een vaste verzuimspecialist.

Wat de wet verbetering poortwachter van werkgevers eist

De wet verplicht een vaste reeks momenten die je niet mag overslaan. Mis je er één, dan telt dat mee bij de eindbeoordeling door het UWV.

Ziekmelding: bij je arbodienst, meestal binnen een week.
Probleemanalyse: de bedrijfsarts beoordeelt beperkingen en mogelijkheden, uiterlijk in week 6.
Plan van Aanpak: jij en je werknemer leggen samen vast welke stappen naar werkhervatting volgen.
Voortgangsgesprekken: minimaal elke zes weken evalueer je de voortgang.
42e-weeksmelding: verplichte melding bij UWV.
Eerstejaarsevaluatie: een tussenbalans na 52 weken.
Re-integratieverslag: het eindoordeel dat UWV gebruikt bij de WIA-beoordeling.

De bedrijfsarts of arbodienst beoordeelt de medische beperkingen, maar die informatie hoort niet in jouw dossier thuis. Jij documenteert alleen wat er feitelijk is gebeurd: gesprekken, afspraken, aangeboden werk. UWV toetst achteraf of jouw inspanningen voldoende waren, zoals beschreven in de Werkwijzer Poortwachter.

Belangrijke poortwachter termijnen op een rij

Poortwachterschap duurt in principe twee jaar, met vaste ijkpunten die je in je agenda moet zetten.

Week 1: ziektedag registreren, aanmelden bij arbodienst.
Week 6: probleemanalyse door de bedrijfsarts gereed.
Week 8: Plan van Aanpak vastgesteld en ondertekend.
Week 42: 42e-weeksmelding bij UWV, verplicht en met boeterisico bij te laat melden.
Week 52: eerstejaarsevaluatie afgerond.
Week 88 tot 93: WIA-aanvraag voorbereiden en re-integratieverslag compleet maken.
Week 104: einde wachttijd, UWV beoordeelt het volledige dossier.

Het UWV-stappenplan volgt exact deze structuur en is een handig naslagwerk voor elke HR-afdeling. Mis je de 42e-weeksmelding, dan volgt een administratieve boete, los van een eventuele latere loonsanctie. Beide risico’s staan los van elkaar en tellen apart.

Hoe bouw je een verdedigbaar re-integratiedossier op

Een goed dossier bevat feiten, geen medische informatie. UWV wil weten wát er is gedaan, niet waaróm iemand ziek is.

Elk dossier moet minimaal bevatten:

de probleemanalyse van de bedrijfsarts;
het Plan van Aanpak met concrete doelen en data;
verslagen van elk voortgangsgesprek;
de eerstejaarsevaluatie;
correspondentie over aangeboden passend werk;
eventuele adviezen van externe deskundigen of een re-integratiebureau.

Wat je juist weglaat: diagnoses, behandelplannen, medicatiegebruik. Die informatie hoort bij de bedrijfsarts, niet bij HR. Arbeidsrechtadvocaten wijzen er terecht op dat re-integratie-inspanningen ruim beoordeeld worden: het simpelweg doorsturen van een vacature telt niet als bewijs, aangepast werk aanbieden of een extern traject inzetten wel, zo blijkt uit de toelichting van Ambtadvocaten.

Pro-tip: Werk met versiebeheer per document en bewaar alles digitaal in één centrale map per werknemer. Zo is je re-integratieverslag binnen een uur compleet wanneer de WIA-aanvraag eraan komt, in plaats van dat je weken moet zoeken naar losse e-mails.

Wat als werkgever en werknemer het oneens zijn?

Een meningsverschil over belastbaarheid of passend werk hoeft niet meteen tot een conflict te leiden. UWV biedt hiervoor het deskundigenoordeel: een onafhankelijke beoordeling die beide partijen kunnen aanvragen.

Zo werkt de procedure in de praktijk:

Leg eerst vast waarover het meningsverschil precies gaat, met data en documenten.
Vraag het deskundigenoordeel aan bij UWV; dit kost tijd, dus doe dit vroeg in het traject.
Reageer op de uitkomst en pas het Plan van Aanpak zo nodig aan.
Werkt je werknemer structureel niet mee, dan kun je loon opschorten of, in het uiterste geval, een ontslagprocedure starten, zoals toegelicht op Rijksoverheid.

De zwaarste sanctie is de loonsanctie: bij onvoldoende inspanning verlengt UWV je loondoorbetalingsplicht met maximaal 52 weken. Een tijdig aangevraagd deskundigenoordeel is dan je beste bewijs van zorgvuldig handelen, ook als het oordeel je niet volledig gelijk geeft.

Checklist: dit regel je als HR deze week nog

Registreer de ziekmelding in je verzuimsysteem, inclusief datum en eerste inschatting van duur.
Meld de werknemer aan bij de bedrijfsarts of arbodienst binnen de wettelijke termijn.
Initieer de probleemanalyse en plan deze uiterlijk in week 6.
Stel samen met de werknemer het Plan van Aanpak op vóór week 8.
Plan vaste voortgangsgesprekken, elke zes weken, met een vaste eigenaar binnen HR.
Controleer bewaartermijnen en zorg dat leidinggevende, HR en arbodienst weten wie welk document aanlevert.
Zet een reminder voor de 42e-weeksmelding, minimaal twee weken van tevoren.

Wie dit stappenplan volgt, bouwt vanzelf het dossier op dat UWV nodig heeft bij de eindtoets.

Wanneer schakel je een advocaat of verzekeraar in

Niet elk verzuimtraject vraagt om juridische hulp, maar een aantal signalen zijn duidelijk.

Dreigt UWV met een loonsanctie, of verwacht je die op basis van een lastig dossier? Schakel dan tijdig een arbeidsrechtadvocaat in.
Loopt het conflict met de werknemer uit de hand, of overweeg je een ontslagprocedure? Ook dan is juridisch advies verstandig, bij voorkeur vóór de 42e-weeksmelding.
Zit je in een complex tweede spoor traject met een extern re-integratiebureau? Zorg dat budget en dossier daarop zijn afgestemd.

Een verzuimverzekering dekt intussen het financiële risico van loondoorbetaling en eventuele loonsancties. Vergelijkverzuim.nl helpt je bij het kiezen van de juiste dekking, inclusief het verschil tussen conventionele en stop-loss verzekeringen. Zet eerst je dossier op orde, bepaal daarna je budget, en kies pas dan een jurist of re-integratiebureau op basis van ervaring met jouw sector.

Praktijknoot: de meest onderschatte valkuil

Werkgevers onderschatten structureel hoeveel bewijs een tweede spoor traject vraagt. Een enkele vacature doorsturen is geen re-integratie-inspanning in de ogen van UWV. Wie vanaf dag één zorgvuldig documenteert en op tijd extern advies inschakelt, voorkomt de meeste loonsancties. Wacht niet tot week 40 om een deskundige erbij te halen.

Praktijknoot: de meest onderschatte valkuil — overview diagram

Grip op de kosten van verzuim tijdens het poortwachterstraject

Een goed re-integratiedossier voorkomt een loonsanctie, maar de reguliere loondoorbetaling tijdens ziekte blijft een kostenpost die je vooraf moet afdekken. Vergelijkverzuim.nl vergelijkt premies van 21 verzekeraars en koppelt je aan een vaste verzuimspecialist die meekijkt naar dekking en voorwaarden, zodat je niet blind hoeft te vertrouwen op de eerste offerte die binnenkomt.

Vooral tijdens de eerste twee ziektejaren, wanneer de wet verbetering poortwachter je aan strikte termijnen bindt, wil je zekerheid over wie de loondoorbetaling draagt als het traject langer duurt dan verwacht. Bereken vrijblijvend je premie en vergelijk verzuimverzekeringen op basis van jouw situatie, zonder verborgen kosten.

Bronnen

Print of bookmark deze pagina’s voor snelle raadpleging tijdens elk poortwachtertraject:

Dit artikel bevat algemene informatie en vervangt niet het advies van een gekwalificeerde advocaat. Raadpleeg een gekwalificeerde juridische professional over uw eigen situatie voordat u op basis van deze inhoud handelt.

Veelgestelde vragen

Wat is de wet poortwachter precies? De Wet verbetering poortwachter regelt de procesgang tijdens het eerste en tweede ziektejaar. Ze verplicht werkgever en werknemer om samen actief te werken aan re-integratie en legt vaste termijnen en documenten vast, zoals het Plan van Aanpak en het re-integratieverslag.

Hoe lang duurt het poortwachterschap? De wachttijd duurt in principe 104 weken, oftewel twee jaar. Bij een loonsanctie kan UWV die periode met maximaal 52 weken verlengen.

Wat gebeurt er als ik de 42e-weeksmelding vergeet? Je riskeert een administratieve boete van UWV, los van eventuele gevolgen voor de eindbeoordeling van je re-integratiedossier.

Wanneer vraag ik een deskundigenoordeel aan? Zodra jij en je werknemer het structureel oneens zijn over belastbaarheid, passend werk of de voortgang van het Plan van Aanpak. Vraag het tijdig aan, niet pas vlak voor de eindevaluatie.

Kan een verzuimverzekering een loonsanctie voorkomen? Nee, een verzekering dekt het financiële risico van loondoorbetaling, maar voorkomt geen loonsanctie. Alleen een zorgvuldig dossier en tijdige stappen doen dat. Een verzekering zorgt wel dat je de kosten kunt opvangen als het traject langer duurt.