Wat is het financiële risico bij een zieke werknemer?

Als werkgever loopt u direct financieel risico zodra een medewerker ziek wordt. Reken op directe kosten in de orde van enkele honderden euro’s per dag, en in het slechtste geval kunt u financieel betrokken blijven bij één zieke werknemer voor meerdere jaren. Dat komt door de combinatie van twee jaar loondoorbetaling en een doorbelasting van WGA-lasten die daarna nog jaren kan doorlopen.

Drie maatregelen beperken dat risico direct:

• Volg de Wet verbetering poortwachter nauwgezet. Mis je de deadlines voor de probleemanalyse of het plan van aanpak, dan riskeer je een loonsanctie van maximaal een jaar extra loondoorbetaling.
• Kies bewust tussen eigenrisicodragerschap en de publieke route via het UWV. Beide opties hebben eigen kosten en verplichtingen.
• Zet een verzuimverzekering en een vaste casemanager in om kosten te beheersen en re-integratie te versnellen.

De wettelijke basis staat in art. 7:629 BW: minimaal 70% loondoorbetaling gedurende maximaal 104 weken.

Belangrijkste inzichten

Het financiële risico bij een zieke werknemer loopt op van € 250 tot € 400 per dag tot mogelijk twaalf jaar financiële betrokkenheid, en wordt alleen beheersbaar met strikte compliance en de juiste verzekering.

Wat kost een zieke werknemer u precies?

De genoemde kosten per dag zijn geen precieze bedragen, maar betreffen een optelsom van meerdere componenten die per situatie kunnen verschillen. Loondoorbetaling vormt de basis, maar daar komen vervangingskosten, productiviteitsverlies en de inzet van een arbodienst bovenop. Bij langdurig verzuim lopen de re-integratiekosten lopen vaak op tot rond € 3.500 per medewerker per jaar.

Een rekenvoorbeeld maakt het concreet. Valt een medewerker drie maanden volledig uit, dan tel je al snel op:

• Loondoorbetaling: ongeveer 90 dagen maal een bedrag in de orde van honderden euro’s per dag.
• Tijdelijke vervanging of overwerk van collega’s
• Inzet van de arbodienst voor de probleemanalyse en begeleiding
• Productiviteitsverlies door kennisverlies en verminderde output in het team

Voor het mkb kan die combinatie van loondoorbetaling, vervanging en omzetverlies volgens NN al snel tienduizenden euro’s per zieke medewerker per jaar betekenen. Dat is precies waarom vooraf budgetteren belangrijker is dan achteraf rekenen.

Welke wettelijke termijnen gelden bij ziekteverzuim?

De kern van je verplichting staat vast: je betaalt bij ziekte maximaal 104 weken loon door, met een minimum van 70% volgens art. 7:629 BW. In het eerste ziektejaar geldt het wettelijk minimumloon als ondergrens. Veel cao’s schrijven overigens een hoger percentage voor, dus check altijd de cao die op jouw sector van toepassing is.

Rond die 104 weken draait alles om de Wet verbetering poortwachter. De belangrijkste momenten op een rij:

1. Binnen twee weken na de ziekmelding stelt de arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse op.
2. Uiterlijk in week acht stel je samen met de werknemer een plan van aanpak vast.
3. Elke zes weken evalueer je de voortgang en pas je het plan zo nodig aan.
4. Rond week 87 vraagt de werknemer een WIA-uitkering aan bij het UWV.
5. Na 104 weken beoordeelt het UWV of de werknemer in de WGA of IVA terechtkomt.

Pro-tip: Leg elk contactmoment, elke evaluatie en elk advies van de arbodienst vast in het dossier. Bij een loonsanctie is een onvolledig dossier vaak de directe oorzaak, niet het gebrek aan inspanning.

Blijft de re-integratie onder de maat, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Je loondoorbetalingsplicht wordt dan verlengd, tot maximaal een jaar extra.

Eigenrisicodrager worden of via het UWV verzekeren?

Als werkgever kun je zelf eigenrisicodrager (ERD) worden voor de Ziektewet en/of de WGA. Dat betekent dat jij zelf de uitkering betaalt bij ziekte na uitdiensttreding of bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid, en dat jij verantwoordelijk bent voor de re-integratie. In ruil daarvoor betaal je een lagere gedifferentieerde premie Whk aan de Belastingdienst.

Die keuze vraagt wel iets van je organisatie:

• ERD levert potentieel besparing op, maar vereist kennis van wet- en regelgeving en een goede administratie.
• Blijf je publiek verzekerd via het UWV, dan draagt het UWV het risico, tegen een hogere premie.
• Kies je voor ERD, dan is een verzuimverzekering vaak alsnog nodig om de eigen uitkeringslast af te dekken.

Een verzuimverzekering dekt doorgaans de loondoorbetalingsplicht na een wachttijd, en steeds vaker ook arbodienstverlening en casemanagement. Dat laatste verlaagt niet alleen de kosten, maar ook het compliance-risico rond de poortwachterstermijnen.

Pro-tip: Vergelijk niet alleen de premie, maar ook de wachttijd en welk deel van de arbodienstkosten is inbegrepen. Een lage premie met een lange wachttijd kan duurder uitpakken dan een iets hogere premie met directe dekking.

Wat doe je concreet bij een ziekmelding?

Een ziekmelding start een vaste klok. Mis je de eerste stappen, dan loop je meteen achter op de poortwachtertermijnen.

1. Registreer de ziekmelding direct en houd contact met de werknemer in de eerste week.
2. Schakel binnen twee weken de arbodienst of bedrijfsarts in voor de probleemanalyse.
3. Stel uiterlijk in week acht het plan van aanpak op en leg elke stap vast in het dossier.
4. Evalueer elke zes weken en stuur bij waar nodig.

Bij ziek uit dienst gelden aparte regels: de werknemer valt dan onder de Ziektewet en meldt zich, of jij meldt de werknemer, binnen de gestelde termijn bij het UWV.

Pro-tip: Zet vanaf dag één een vaste contactpersoon op het dossier. Wisselende aanspreekpunten zijn een veelgehoorde oorzaak van gemiste evaluatiemomenten.

Hoe beperk je de kosten structureel?

Preventie werkt beter dan reageren achteraf. Een helder verzuimprotocol, training van leidinggevenden in vroegsignalering en laagdrempelig contact bij de eerste signalen van uitval verkleinen de kans op langdurig verzuim aanzienlijk.

Op verzekeringsvlak maak je drie keuzes die direct invloed hebben op je premie en dekking:

• De lengte van de wachttijd voordat de verzekering uitkeert.
• Of je kiest voor een conventionele polis of een stop-loss constructie.
• Of arbodienstverlening en casemanagement zijn inbegrepen in de premie.

Operationeel loont het om één vaste casemanager aan te wijzen en tijdig externe re-integratie-expertise in te schakelen bij complexe dossiers. Houd bovendien de WGA-instroom van je organisatie in de gaten. Die cijfers bepalen namelijk je toekomstige Whk-premie.

Pro-tip: Vraag je arbodienst of verzuimverzekeraar jaarlijks een overzicht van je verzuimcijfers en WGA-instroom. Zo zie je trends voordat ze in je premie doorwerken.

Wat zijn de rechten en plichten van een zieke werknemer?

Een zieke werknemer heeft recht op loondoorbetaling, op begeleiding door de bedrijfsarts en op privacy over de aard van de ziekte. Jij als werkgever mag niet vragen naar de diagnose, alleen naar de belastbaarheid en verwachte duur van het verzuim. Daar staat een aantal plichten tegenover die net zo hard gelden als jouw verplichtingen.

De werknemer moet zich houden aan het verzuimprotocol: bereikbaar zijn, meewerken aan de probleemanalyse, en actief meedenken over het plan van aanpak. Weigert een werknemer passende arbeid te verrichten of werkt hij niet mee aan re-integratie zonder deugdelijke reden, dan mag je de loondoorbetaling opschorten of zelfs stopzetten. Dat is een stevig middel, en je gebruikt het pas na overleg met de bedrijfsarts en met een schriftelijke waarschuwing vooraf.

Andersom geldt: verzuim jij zelf in je verplichtingen, bijvoorbeeld door te laat een plan van aanpak op te stellen, dan kan de werknemer dat aankaarten bij het UWV. Dat werkt averechts, want een loonsanctie treft in de praktijk vooral de werkgever.

De verhouding tussen rechten en plichten is dus wederkerig. Een werknemer die zich ziek meldt, verliest geen rechten op fatsoenlijke behandeling, maar behoudt ook een actieve rol in zijn eigen herstel en re-integratie. Leg die wederkerigheid vast in je verzuimprotocol, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn zodra een ziekmelding binnenkomt.

Welke risicosituaties komen het vaakst voor?

Niet elk verzuimgeval is hetzelfde, en de financiële impact verschilt sterk per situatie. Kortdurend verzuim, een griepje van een paar dagen, kost weinig en vraagt amper administratie. De risico’s stapelen zich pas op bij langduriger of complexere gevallen.

Langdurige ziekte, denk aan burn-outklachten of herstel na een operatie, is de situatie waarin de kosten het snelst oplopen. Na de eerste weken volgen verplichte evaluaties, en na 104 weken speelt de vraag of de werknemer instroomt in de WIA. Juist in dit scenario onderschatten kleine werkgevers hoe snel de liquiditeitsdruk oploopt: scenario’s voor 3, 6 en 12 maanden verdienen vooraf aandacht, niet pas als het verzuim al maanden loopt.

Gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid vormt een tweede veelvoorkomend risico. Een werknemer keert deels terug, bijvoorbeeld voor 50% van zijn uren, maar blijft voor het overige deel ziek gemeld. Dat vraagt om aangepast werk, herhaalde evaluaties en soms een langdurig hybride re-integratietraject waarin je als werkgever verplicht bent passend werk aan te bieden.

Een derde situatie is verzuim vlak voor of tijdens uitdiensttreding. De werknemer valt dan onder de Ziektewet, en jij moet tijdig melden bij het UWV om latere discussies over premies of doorbelasting te voorkomen.

Herhaald kortdurend verzuim door dezelfde medewerker is een vierde patroon dat vaak over het hoofd wordt gezien. Op zichzelf lijkt elk verzuim onschuldig, maar de optelsom van kosten en de signaalfunctie voor onderliggende problemen verdienen structurele aandacht.

Praktijkperspectief van een verzuimspecialist: de drie vaakst gemaakte fouten

Werkgevers verliezen geld door drie terugkerende fouten: een mager dossier, te laat de arbodienst inschakelen, en de langetermijnkosten van verzuim onderschatten. Controleer daarom altijd of je dossier compleet is, of je binnen twee weken een probleemanalyse hebt, en of je verzekering en re-integratiebegeleiding op elkaar aansluiten. Professionele begeleiding lijkt een extra kostenpost, maar voorkomt vaak een veel duurdere loonsanctie of jarenlange WGA-doorbelasting.

— Willem

Hoe Vergelijkverzuim je verzuimrisico beheersbaar maakt

Een verzuimverzekering vergelijken kost normaal gesproken uren aan offertes opvragen en polisvoorwaarden uitpluizen. Vergelijkverzuim doet dat voor je: via het platform bereken je in enkele minuten je premie bij 21 verschillende verzekeraars, zonder verborgen kosten en zonder dat je zelf elke polis moet doorspitten.

Een persoonlijke verzuimspecialist wijst je op nadelige polisvoorwaarden, legt wachttijden en dekking helder uit, en zorgt dat je kiest wat écht bij jouw organisatie past, of dat nu een conventionele polis of een stop-loss constructie is. Klanten besparen daarmee gemiddeld 15 tot 30% op hun premie, budgetruimte die je direct kunt inzetten voor preventie of een externe casemanager. Bereken vrijblijvend je premie via Vergelijkverzuim en ontdek binnen enkele minuten welke dekking het beste aansluit op jouw risico.

Bronnen

Voor officiële regelgeving en aanvragen raadpleeg je het UWV en Ondernemersplein van de Rijksoverheid, onder meer voor loondoorbetaling en eigenrisicodragerschap.

• Ondernemersplein — Loondoorbetaling bij ziekte
• Lokale regelgeving / toelichting Wet verbetering poortwachter

Aanbeveling

• Loondoorbetaling bij ziekte: je verplichtingen als werkgever | Vergelijkverzuim.nl
• Verzuimverzekering vergelijken en berekenen
• Wat kost een verzuimverzekering in 2026? | Vergelijkverzuim.nl