Werkgevers: voorkom verrassingen na 104 weken ziekte bij vakantiedagen

Word je ziek tijdens je vakantie, dan blijft dat een ziektedag: je vakantiedagen blijven meestal staan en je bouwt gewoon wettelijke vakantiedagen op. Werkgevers mogen die dagen niet zomaar afboeken. Dat mag alleen als jij daar vooraf uitdrukkelijk en gericht mee instemt.

---

Kort samengevat:

• Werknemers bouwen tijdens ziekte gewoon door aan wettelijke vakantiedagen en mogen die dagen niet zomaar worden afgetrokken zonder uitdrukkelijke instemming.
• Ziek zijn tijdens vakantie betekent niet automatisch dat je thuis moet blijven, maar overleg vooraf met de werkgever en vraag advies aan de bedrijfsarts indien nodig.
• Bij langdurige ziekte blijven de wettelijke vakantiedagen in principe volledig opbouwen, tenzij de werknemer de dagen niet kan opnemen binnen de vervaltermijn van zes maanden of vijf jaar bij ziekte.
• Vakantie-uitkering (vakantiegeld) staat los van ziekte, terwijl ziekte tijdens vakantie vooral gaat over de registratie en instemming van verlofdagen.
• Het is essentieel dat werkgevers en werknemers schriftelijk afspraken vastleggen over instemming en de registratie van vakantie- en ziekendagen om geschillen te voorkomen.

---

Ziek tijdens vakantie: dit moet je als werknemer regelen

Word je ziek terwijl je op reis bent? Volg dan dezelfde stappen als bij een gewone ziekmelding, alleen met wat extra aandacht voor bewijs en bereikbaarheid.

1. Meld je ziek bij je werkgever, op de manier die je bedrijf hanteert. Wacht niet tot je terug bent.
2. Verzamel medisch bewijs. Ga naar een lokale arts, vraag een verklaring of bewaar nota’s. Dat bewijs kan later nodig zijn bij twijfel over je verzuim, zoals ook blijkt uit praktijkadvies over ziekte tijdens vakantie.
3. Geef je verblijfadres en contactgegevens door aan je werkgever of de arbodienst, en blijf bereikbaar.
4. Maak na terugkomst een afspraak met de bedrijfsarts en controleer of je verzuim correct is geregistreerd.

Wie deze stappen overslaat, loopt het risico dat de werkgever de ziekmelding niet accepteert of de vakantiedagen alsnog probeert af te schrijven.

Mag je op vakantie als je ziek bent?

Ziek zijn, betekent niet automatisch dat je thuis moet blijven. Of vakantie mag, hangt af van je herstel en je re-integratieverplichtingen.

• Overleg altijd vooraf met je werkgever, zeker als je nog in een re-integratietraject zit.
• Vraag bij twijfel advies aan de bedrijfsarts: die beoordeelt of de reis je herstel in de weg staat.
• Een werknemer met lichte re-integratieverplichtingen kan soms gewoon op vakantie, mits dat het herstel niet vertraagt.
• Je werkgever mag vakantiedagen alleen afboeken bij uitdrukkelijke, gerichte instemming, niet op basis van een simpele vakantieaanvraag.

Dat laatste punt is precies waar het vaak misgaat. Rechtspraak stelt duidelijk dat ziektedagen tijdens een al vastgestelde vakantie in principe geen vermindering van vakantiedagen mogen opleveren, zoals rechters herhaaldelijk hebben bevestigd.

Bouw je vakantiedagen op tijdens ziekte?

Ja, volledig. Sinds 2012 geldt dat arbeidsongeschikte werknemers hun wettelijke vakantiedagen gewoon blijven opbouwen, met een wettelijke koppeling aan maximaal 104 weken ziekte, aldus de Rijksoverheid.

• Wettelijke vakantiedagen (doorgaans vier keer de wekelijkse arbeidsduur) bouwen altijd volledig door, ziek of niet.
• Bovenwettelijke dagen zijn iets anders: cao’s en arbeidsovereenkomsten mogen daar afwijkende afspraken over maken, dus check altijd je eigen contract.
• Neem je vakantie op tijdens ziekte, dan heb je recht op 100% loon over die dagen. Dat volgt uit de gedachte dat je economisch in dezelfde positie moet verkeren als tijdens werk, een uitleg die teruggaat op Europese rechtspraak.

Voor werkgevers betekent dit vooral: reken niet op automatische korting van vakantiedagen zodra iemand langdurig ziek is. De opbouw loopt door, ook als iemand het hele jaar niet heeft gewerkt.

Wanneer vervallen vakantiedagen wél?

Wettelijke vakantiedagen vervallen normaal gesproken zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Wettelijke vakantiedagen vervallen normaal gesproken zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd.

Let op: die harde termijn geldt niet altijd. Kon een werknemer aantoonbaar niet op vakantie doordat hij ziek was, dan geldt geen vervaltermijn van zes maanden, maar een verjaringstermijn van vijf jaar, zo blijkt uit juridische analyse van HR Praktijk.

Voor werkgevers is dit een reëel financieel risico. Wie niet actief informeert over resterende vakantiedagen, kan bij langdurig ziekteverzuim geconfronteerd worden met een veel groter openstaand saldo dan verwacht, soms pas jaren later. Een jaarlijkse herinnering aan het verlofsaldo en een goede administratie zijn de simpelste manier om die aansprakelijkheid te beperken.

Wat moet de werkgever regelen, en wat doet de bedrijfsarts?

Werkgevers hebben hier een duidelijke rol, met concrete termijnen en verplichtingen.

• Volg het eigen verzuimprotocol en reageer op tijd: bij bezwaar tegen een vakantieaanvraag geldt doorgaans een termijn van twee weken.
• Laat de bedrijfsarts beoordelen of vakantie het herstel belemmert. Dat medische oordeel is leidend, niet de voorkeur van de leidinggevende.
• Vraag altijd schriftelijke, uitdrukkelijke instemming voordat je wettelijke vakantiedagen afboekt van een zieke werknemer. Een gewone aanvraag is daarvoor niet genoeg, benadrukt HR Praktijk.
• Controleer de cao of arbeidsovereenkomst: voor bovenwettelijke dagen gelden vaak andere regels dan voor wettelijke dagen.

UWV geeft daarnaast de kaders voor ziekmelding en Ziektewet-gerelateerde procedures die je als werkgever moet volgen, zeker bij twijfel over de juiste meldtermijn, zie de UWV-informatie hierover.

Pro-tip: Leg instemming voor het afboeken van vakantiedagen altijd schriftelijk vast, zelfs als het gesprek prima verliep. Een mondelinge afspraak is bij een geschil vrijwel niets waard.

Checklist: wat doe je nu concreet?

Zowel werknemer als werkgever hebben baat bij een kort, uitvoerbaar rijtje acties.

1. Werknemer: meld ziekte direct, bewaar medisch bewijs, geef je adres en contactgegevens door, en spreek na terugkomst met de bedrijfsarts.
2. Werkgever: check de cao of het contract op afspraken over bovenwettelijke dagen, vraag altijd gerichte instemming voordat je dagen afboekt, en houd de verlofadministratie actueel.
3. Beide partijen: leg afspraken schriftelijk vast en informeer werknemers minstens jaarlijks over hun resterende verlofsaldo.

Wie deze punten structureel volgt, voorkomt het merendeel van de discussies die achteraf bij een re-integratietraject of geschil over verlofsaldo ontstaan.

Ziekte tijdens vakantie versus vakantie-uitkering: het verschil

Deze twee begrippen worden vaak verward, maar ze raken elkaar nauwelijks. Vakantie-uitkering, beter bekend als vakantiegeld, is een geldbedrag dat je werkgever meestal in mei uitkeert, vaak 8% van je jaarsalaris. Dat recht staat los van of je ziek bent geweest of niet: vakantiegeld bouw je op over je hele salaris, ziekteperiodes inbegrepen.

Ziekte tijdens vakantie gaat over iets anders: de vraag of jouw vakantiedagen blijven staan wanneer je ziek wordt terwijl je vrij bent. Dat raakt je verlofsaldo, niet je vakantiegeld.

Er is wel een overlap die vaak over het hoofd wordt gezien: word je ziek tijdens een geboekte vakantie en neem je die dagen toch formeel op als vakantie (in plaats van als ziekteverlof), dan heb je recht op het volledige loon over die dagen, exact hetzelfde loon als wanneer je gewoon had gewerkt. Dat volgt uit de gedachte dat je economisch niet slechter mag uitkomen door vakantie op te nemen, een principe dat de Rijksoverheid expliciet bevestigt.

Voor werkgevers is het praktische verschil dus: vakantiegeld is een vaste jaarlijkse verplichting, los van ziekte. Ziekte tijdens vakantie is een individuele beoordeling per situatie, die vooral gaat over verlofregistratie en instemming.

Wat gebeurt er met vakantiedagen bij langdurige ziekte?

Bij kortdurend verzuim is de impact op vakantiedagen meestal beperkt. Bij langdurige ziekte, denk aan een traject van maanden of langer, wordt het beeld ingewikkelder.

De wettelijke opbouw loopt onverminderd door, ook na maanden ziekte. Een werknemer die het hele jaar arbeidsongeschikt is, bouwt dus toch het volledige aantal wettelijke vakantiedagen op. Dat klinkt gunstig, maar het brengt ook een risico met zich mee: het opgebouwde saldo groeit, terwijl de vervaltermijn van zes maanden na het kalenderjaar blijft gelden, tenzij de werknemer aantoonbaar niet in staat was om vakantie op te nemen.

Rond de grens van 104 weken ziekte (twee jaar) ontstaat een juridisch grijs gebied. Er bestaat onduidelijkheid over of en hoe de opbouw van vakantiedagen daarna precies doorloopt, vooral bij een slapend dienstverband. Verschillende rechtbanken hebben hier niet altijd dezelfde lijn getrokken, zoals Grant Thornton in haar analyse beschrijft.

Voor werkgevers betekent dit concreet: bij een werknemer die de grens van twee jaar ziekte nadert, is het verstandig om het opgebouwde verlofsaldo goed te documenteren en niet zomaar dagen te laten vervallen zonder de werknemer daarover te informeren. Onduidelijkheid hierover leidt regelmatig tot geschillen achteraf, juist omdat het bedrag aan niet-opgenomen dagen na lange ziekte flink kan oplopen. Combineer dit met de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter, en het wordt duidelijk waarom een strak verzuimdossier meer is dan een administratieve formaliteit.

Vakantiedagen aanvragen of herkwalificeren tijdens ziekte

De procedure voor het aanvragen van vakantie tijdens ziekte verschilt weinig van een gewone aanvraag, met één belangrijke toevoeging: overleg met de bedrijfsarts.

Een werknemer die tijdens ziekte vakantie wil opnemen, meldt dit bij de werkgever zoals gebruikelijk. Bij twijfel over of de vakantie het herstel in de weg staat, is het aan de bedrijfsarts om te beoordelen of dat een probleem vormt voor de re-integratie. Diens oordeel weegt zwaar, simpelweg omdat de werkgever zelf niet bevoegd is om medische risico’s in te schatten.

Herkwalificeren is een ander scenario: een werknemer wordt ziek tijdens een al geboekte en toegekende vakantie. De vraag is dan of die dagen alsnog als ziekteverlof gelden of als vakantie blijven staan. De hoofdregel is duidelijk: de dagen blijven vakantiedagen, tenzij de werknemer uitdrukkelijk en gericht instemt met herkwalificatie naar ziekteverlof. Zonder die instemming mag de werkgever niets aanpassen aan de registratie.

Praktisch gezien loont het voor werkgevers om dit standaard op te nemen in het verzuimprotocol: hoe wordt ziekte tijdens vakantie gemeld, welk bewijs is nodig, en hoe verloopt de communicatie over eventuele herkwalificatie. Dat voorkomt improviseren op het moment dat het zich daadwerkelijk voordoet, een aanbeveling die ook in de praktijk regelmatig terugkomt.

Bijzondere groepen: zwangerschap en chronische ziekte

Niet elke werknemer valt in dezelfde standaardsituatie, en de regels houden daar rekening mee.

Zwangere werknemers vallen onder specifieke bepalingen: zwangerschapsverlof en bevallingsverlof staan los van gewoon ziekteverzuim en tellen niet mee als “ziek zijn” in de context van vakantiedagen. Wordt een zwangere werknemer daarnaast ziek, buiten het verlof om, dan gelden dezelfde regels rond opbouw en behoud van vakantiedagen als voor iedere andere werknemer. Het onderscheid tussen zwangerschapsgerelateerd verzuim en regulier ziekteverzuim is dus vooral relevant voor de loondoorbetaling, niet voor de vakantieopbouw zelf.

Werknemers met een chronische ziekte verdienen extra aandacht bij de beoordeling van vakantieaanvragen. Omdat hun situatie vaak wisselend is (goede en slechte periodes), is het advies aan werkgevers om niet standaard “ziek is ziek” toe te passen, maar per situatie te overleggen met de bedrijfsarts of een vakantie het herstel of de re-integratie daadwerkelijk in de weg staat. Een chronisch zieke werknemer die tijdens een stabiele periode op vakantie wil, staat juridisch niet anders dan een collega zonder chronische aandoening: instemming voor afboeking van dagen blijft nodig, en de opbouw van wettelijke vakantiedagen loopt onverminderd door.

Voor werkgevers die vaker met langdurig of chronisch verzuim te maken hebben, is het combineren van heldere afspraken met periodiek overleg de meest praktische route. Dat voorkomt dat elke vakantieaanvraag opnieuw een discussie wordt, en het houdt de re-integratie op koers zonder de werknemer onnodig te beperken.

Praktijkadvies van Willem

De grootste valkuil zie ik niet bij de basisregels, die zijn helder genoeg. Het probleem zit bij de twee jaar ziekte grens en bij slapende dienstverbanden, waar rechtbanken elkaar tegenspreken over de opbouw van vakantiedagen.

Mijn advies aan werkgevers: wees terughoudend met aannames zodra een verzuimdossier die grens nadert. Leg instemming altijd schriftelijk vast, ook als het gesprek soepel verliep. En zodra een casus buiten de standaardsituatie valt, zoals een slapend dienstverband, is juridisch advies geen overdreven voorzichtigheid maar simpelweg verstandig risicomanagement.

— Willem

Zo beperk je de financiële risico’s van ziekteverzuim

Ziekte tijdens vakantie raakt niet alleen vakantiedagen, het raakt ook direct je loonkosten. Elke zieke werknemer betekent loondoorbetaling, mogelijk aangevuld met vervangingskosten en administratieve lasten. Vergelijkverzuim is het platform waarmee je die kosten vooraf inzichtelijk maakt in plaats van achteraf te ontdekken hoe hoog ze uitpakken.

Via Vergelijkverzuim vergelijk je in één overzicht de premies van 21 verzekeraars, zonder verborgen kosten en zonder dat je zelf tientallen offertes hoeft op te vragen. Een vaste verzuimspecialist denkt met je mee over welke dekking past bij jouw situatie, of dat nu gaat om een conventionele verzuimverzekering of een stop-lossconstructie. Bereken vrijblijvend je premie en ontdek binnen enkele minuten wat een passende verzuimverzekering voor jouw bedrijf kost.

Bronnen

• Opbouwen en opnemen vakantiedagen tijdens ziekte - HR Praktijk
• Werknemer ziek tijdens vakantie: wanneer mag je als werkgever vakantiedagen afboeken? - RWV Advocaten
• UWV: ziekte en loondienst (informatie over ziekmelden en Ziektewet)
• Bouwt de zieke werknemer nog vakantie op na twee jaar ziekte? - Grant Thornton

Aanbevelingen

• Loondoorbetaling bij ziekte: je verplichtingen als werkgever
• Loondoorbetaling bij een zieke oproepkracht: wat betaalt u?
• Ziek uit dienst: wie betaalt je loon nog door?
• Wat is het financiële risico bij een zieke werknemer?