Ziekmelding procedure werkgever: zo pakt u elke stap correct aan

Als werkgever registreert u bij een ziekmelding alleen functionele gegevens: bereikbaarheid, verwachte duur en of er sprake is van een arbeidsongeval. U meldt de werknemer binnen 1 week aan bij uw arbodienst of bedrijfsarts en start de loondoorbetaling. Vraag nooit naar de diagnose: dat is voorbehouden aan de bedrijfsarts.

Kort samengevat:

• U mag alleen functionele gegevens vastleggen, zoals bereikbaarheid en verwachte duur, en geen medische details tijdens de ziekmelding.
• De melding moet binnen een week bij de arbodienst of bedrijfsarts gebeuren, met tijdige oplossingen voor de 42e-weeksmelding aan het UWV.
• Een vaste aanspreekpersoon en vastgelegd verzuimprotocol voorkomen verwarring en voorkomen dat gevoelige informatie ondoordacht wordt gedeeld.
• Bij een ziekmelding mag u vragen naar praktische zaken, maar medische informatie is voorbehouden aan de bedrijfsarts en mag niet door de werkgever worden gevraagd.
• Verzuimdata mag niet in het interne systeem worden geregistreerd als het medische gegevens betreft, en bij extern verzuimsysteem moet een verwerkersovereenkomst worden gesloten.

Stappenplan voor de eerste dagen: wie doet wat

De eerste week na een ziekmelding bepaalt vaak hoe soepel het hele verzuimtraject verloopt. Een paar vaste stappen voorkomen misverstanden en zorgen dat u als werkgever op tijd aan uw verplichtingen voldoet.

1. Ontvang de melding en noteer de feiten: datum en tijdstip van de melding, bereikbaarheid van de werknemer, een inschatting van de duur en lopende afspraken of deadlines die moeten worden overgedragen.
2. Stuur een bevestiging: laat de werknemer weten dat de melding ontvangen is, geef aan hoe en wanneer u contact houdt, en voeg een korte privacytoelichting toe over welke gegevens u vastlegt.
3. Informeer de juiste mensen intern: de direct leidinggevende, HR en de loonadministratie krijgen alleen de functionele informatie die nodig is om werk te verdelen en loon correct te verwerken, zonder medische details.
4. Check bijzondere arbeidsrelaties: bij een oproepkracht of uitzendkracht gelden soms afwijkende afspraken over loondoorbetaling en meldplicht, dus controleer het contract of de uitzendovereenkomst voordat u standaardstappen volgt.

Een vast aanspreekpunt voorkomt dat een werknemer bij meerdere collega’s hetzelfde verhaal moet vertellen. Dat werkt niet alleen prettiger, het beperkt ook het aantal mensen dat gevoelige informatie te zien krijgt. Leg deze eerste stappen vast in uw verzuimprotocol, zodat elke leidinggevende dezelfde route volgt.

Wat u wel en niet mag vragen volgens de AVG

Veel onzekerheid bij werkgevers draait om één vraag: wat mag ik vragen tijdens het telefoontje bij een ziekmelding? Het antwoord is helder: u mag vragen naar praktische zaken, niet naar medische details.

• U mag vragen of de werknemer bereikbaar is, hoelang de afwezigheid ongeveer duurt en of er sprake is van een arbeidsongeval.
• U mag niet vragen naar de diagnose, de behandeling of de medische voorgeschiedenis.
• Medische gegevens gelden als bijzondere persoonsgegevens, dus alleen de bedrijfsarts mag die verwerken, nooit de werkgever zelf.
• Een zin als “Kun je me vertellen wat er precies aan de hand is?” is verboden; “Ben je de komende dagen telefonisch bereikbaar?” mag wel.

Dit volgt rechtstreeks uit de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens, die stelt dat zelfs toestemming van de werknemer meestal geen vrijbrief is om medische informatie te verwerken.

Pro-tip: zet een vaste privacyzin in uw bevestigingsmail, bijvoorbeeld “wij registreren alleen bereikbaarheid en verwachte duur, geen medische gegevens”. Dat voorkomt onbedoelde vragen en maakt uw procedure voor iedereen voorspelbaar.

Melden bij de arbodienst en UWV: de termijnen op een rij

Een ziekmelding kent een aantal vaste momenten die u niet kunt verschuiven. Mis een termijn, en u loopt het risico op extra administratie of een sanctie.

Uiterlijk binnen 1 week meldt u de werknemer aan bij de arbodienst of bedrijfsarts, met alleen functionele informatie. Dit volgt uit de richtlijnen van Arboportaal. Na 6 weken voert de bedrijfsarts een gesprek en stelt een probleemanalyse op. Binnen 8 weken legt u samen met de werknemer een plan van aanpak vast, met concrete acties en een tijdlijn. Duurt het verzuim langer, dan volgt in de 42e week een verplichte melding bij het UWV.

Een te late 42e-weeksmelding bij het UWV kan een boete opleveren. Kleine werkgevers vergeten vaak de betermelding die hierna moet volgen, wat later complicaties geeft bij correspondentie over de WIA. Meer over de stappen rond het plan van aanpak leest u in ons artikel over re-integratieverplichtingen.

Registratie in uw verzuimsysteem: wat mag en wat niet

Een verzuimsysteem is handig voor overzicht, maar de inhoud ervan is wettelijk begrensd.

• U mag bereikbaarheid, verwachte duur, of er een arbeidsongeval is en lopende opdrachten vastleggen.
• Medische dossiers horen niet in uw interne systeem: die registratie blijft bij de bedrijfsarts of arbodienst.
• Werkt u met een extern verzuimsysteem, dan heeft u in veel gevallen een verwerkersovereenkomst nodig met die leverancier.

Deze grens tussen functionele en medische gegevens vormt de kern van de registratieregels van de Autoriteit Persoonsgegevens. Wie verzuimdata extern laat verwerken, doet er goed aan ook de technische beveiliging van die gegevens te laten toetsen, iets waar gespecialiseerde richtlijnen voor medische verzuimdata praktische aanknopingspunten voor geven.

Checklist en voorbeeldteksten die u direct kunt gebruiken

Een paar kant-en-klare teksten schelen tijd en voorkomen dat u per ongeluk de verkeerde vraag stelt.

1. Ontvangstbevestiging: “We hebben je ziekmelding ontvangen op [datum]. We registreren alleen je bereikbaarheid en de verwachte duur, geen medische gegevens. We nemen over enkele dagen weer contact op.”
2. Betermelding intern: “Werknemer [naam] heeft zich op [datum] beter gemeld. We passen de loonadministratie en het verzuimdossier hierop aan.”
3. Betermelding naar arbodienst of UWV: volgens het UWV kunt u dit het eenvoudigst via de Verzuimmelder of via uw loonadministratiesysteem doorgeven, zodat er geen verwarring ontstaat over de einddatum van het verzuim.
4. Archivering: bewaar functionele verzuimgegevens volgens uw eigen bewaartermijnenbeleid en laat medische stukken bij de bedrijfsarts.

Hoe Vergelijkverzuim helpt bij de financiële kant van verzuim

De procedure rond een ziekmelding regelt u zelf, maar de kosten van loondoorbetaling kunt u afdekken. We bieden een platform om verzuimverzekeringen te berekenen en vergelijken, met persoonlijke begeleiding door een vaste verzuimspecialist voor onafhankelijk advies. Dat vervangt geen van uw wettelijke verplichtingen: het is een aanvulling erop.

Realistische verwachtingen bij verzuimbegeleiding

Veel kleine werkgevers lopen vast op dezelfde fouten: te laat melden bij de arbodienst, medische vragen stellen uit onwetendheid, of de betermelding na de 42e week vergeten. Een goede samenwerking met de bedrijfsarts en nauwkeurige registratie voorkomen het meeste gedoe achteraf. Houd uw verzuimprotocol actueel en toets het jaarlijks: regels en termijnen veranderen weinig, maar uw organisatie wel.

— Willem

Bereken uw verzuimkosten bij Vergelijkverzuim

Een ziekmelding goed afhandelen is één kant van de zaak, de financiële impact ervan beheersen is de andere. Met een vrijblijvende premieberekening bij Vergelijkverzuim ziet u snel welke verzuimverzekering past bij uw situatie, zonder verplichtingen.

• Vraag een premie-indicatie aan via Vergelijkverzuim en vergelijk direct meerdere verzekeraars.
• Krijg advies van een vaste verzuimspecialist over dekking en voorwaarden.
• Houd er rekening mee dat dit uw arboverplichtingen niet vervangt, maar wel helpt bij het beheersen van de kosten die daarachter schuilgaan.

Bereken vrijblijvend uw premie en ontdek hoeveel ruimte er in uw verzuimbudget zit.

Veelgestelde vragen

Wat is het stappenplan bij een ziekmelding?

U noteert bereikbaarheid en verwachte duur, bevestigt de melding schriftelijk en meldt de werknemer binnen 1 week aan bij de arbodienst of bedrijfsarts, zoals Arboportaal beschrijft. Daarna volgen een gesprek na 6 weken en een plan van aanpak binnen 8 weken.

Wat zijn de regels voor ziekmelden bij de werkgever?

Een werknemer meldt zich rechtstreeks ziek bij de werkgever, meestal telefonisch, zonder verplichting om de medische oorzaak te delen. De werkgever mag alleen functionele gegevens vastleggen, zoals bereikbaarheid en verwachte duur, volgens de Autoriteit Persoonsgegevens.

Welke protocollen gelden bij de ziekmelding van een werknemer?

Een werkgever stelt een verzuimprotocol op dat aansluit bij het basiscontract met de arbodienst en de geldende cao-afspraken. Dat protocol beschrijft wie meldt, wie informeert en welke termijnen gelden, inclusief de meldplicht binnen 1 week.

Wat mag een werkgever doen als een werknemer ziek is?

Vragen over de diagnose of behandeling zijn niet toegestaan, omdat die gegevens onder de bijzondere persoonsgegevens vallen.

Wat zijn de gevolgen van het niet naleven van de ziekmelding procedure?

Een te late melding bij de arbodienst of een gemiste 42e-weeksmelding bij het UWV kan leiden tot een boete en extra administratieve rompslomp. Ook kan het de re-integratie vertragen, wat op termijn de loondoorbetalingsperiode kan verlengen.

Bronnen

• Regels voor werkgevers bij zieke werknemers | Autoriteit Persoonsgegevens
• Richtlijnen werkgever en werknemer bij ziekteverzuim | Arboportaal
• De 42e-weeksmelding bij langdurig zieke werknemers | UWV

Aanbevelingen

• Loondoorbetaling bij ziekte: je verplichtingen als werkgever
• Terugvorderen loondoorbetaling: stappenplan en checklist
• Wet verbetering poortwachter: praktische gids voor werkgever
• Ziekteverzuim verminderen: 6 acties die werkgevers nu al kunnen nemen