Arbodienst verplicht: wat u als werkgever moet regelen

Ja, een arbodienst of bedrijfsarts is verplicht: volgens de Arbowet moet elke werkgever een basiscontract afsluiten met een gecertificeerde arbodienst of een zelfstandige bedrijfsarts. Dat geldt ongeacht het aantal medewerkers dat u in dienst heeft.

Regel deze drie zaken zo snel mogelijk:

• Controleer of u een schriftelijk basiscontract heeft met een arbodienst of bedrijfsarts.
• Zorg dat werknemers direct toegang hebben tot de bedrijfsarts, zonder tussenkomst van u als werkgever.
• Toets uw RI&E met een arbodeskundige, zoals de wet voorschrijft.

De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert sinds 1 juli 2018 actief op de aanwezigheid van dit basiscontract. Ontbreekt het, dan volgt eerst een waarschuwing, maar bij herhaling of ernstige nalatigheid kan een boete of zelfs stillegging van werkzaamheden volgen.

Belangrijkste inzichten

Een basiscontract met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts is voor elke werkgever met personeel wettelijk verplicht en wordt sinds 2018 actief gecontroleerd door de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Overweegt u ook de financiële kant van verzuim af te dekken? Vergelijk dan vrijblijvend uw verzuimverzekering bij 21 verzekeraars via Vergelijkverzuim en bespaar gemiddeld 15 tot 30% op uw premie, met persoonlijk advies van een vaste verzuimspecialist.

Wat zegt de Arbowet en voor wie geldt de verplichting arbodienst?

De Arbowet is een kaderwet. Ze schrijft niet tot in detail voor hoe u risico’s beheerst, maar wel dát u dat doet en met wie. Werkgevers moeten een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) opstellen die getoetst wordt door arbodeskundigen. Dat toetsen kan alleen via een gecertificeerde arbodienst of een geregistreerde bedrijfsarts.

De verplichting geldt voor elke werkgever met personeel, van een eenmansbedrijf met één parttimer tot een concern met honderden medewerkers. Een uitzondering bestaat alleen voor zzp’ers zonder personeel: zij vallen niet onder deze arboplicht.

Twee jaartallen zijn hierbij relevant:

• Sinds 2017 is het basiscontract verplicht voor iedere werkgever met personeel.
• Sinds 2018 handhaaft de Nederlandse Arbeidsinspectie actief op naleving, met boetes tot enkele duizenden euro’s afhankelijk van de overtreding.

Vangnetregeling of maatwerkregeling: welke route past bij uw bedrijf?

U kiest tussen twee routes om aan de arboplicht te voldoen. De vangnetregeling betekent een contract met één gecertificeerde arbodienst die alle wettelijke taken uitvoert: verzuimbegeleiding, het open spreekuur, aanstellingskeuringen en het PAGO zitten standaard in het pakket. U tekent één keer en de arbodienst regelt de rest.

De maatwerkregeling werkt anders. U stelt zelf een team samen van zelfstandige kerndeskundigen, bijvoorbeeld een bedrijfsarts, een arbeidshygiënist en een veiligheidskundige, afgestemd op uw specifieke risico’s. Dat vraagt meer regie, maar geeft ook meer sturing op kwaliteit en kosten.

Een paar praktische verschillen bepalen welke route logisch is:

• Bedrijfsgrootte: kleine werkgevers kiezen vaker vangnet vanwege de eenvoud.
• Interne arbokennis: heeft u een preventiemedewerker of HR-specialist met arboervaring, dan is maatwerk haalbaarder.
• Behoefte aan ontzorging: wilt u geen tijd kwijt zijn aan coördinatie, dan is vangnet de logische keuze.
• Instemmingsvereiste: kiest u voor maatwerk, dan heeft de OR of PVT instemmingsrecht op de invulling.

Pro-tip: Kies maatwerk als uw branche specifieke risico’s kent, zoals de bouw of de zorg, waar generieke arbodienstverlening vaak tekortschiet. Voor de meeste kantoororganisaties zonder complexe fysieke risico’s is vangnet de snelste en goedkoopste weg naar naleving.

Twijfelt u nog tussen een volledige arbodienst en een lichtere casemanagementoplossing? Dat verschil wordt uitgelegd in dit artikel over arbodienst of casemanager.

Wat moet minimaal in het basiscontract staan?

Een basiscontract dat niet aan de minimumeisen voldoet, telt in de ogen van de Arbeidsinspectie als geen basiscontract. Volgens de regels voor arbodienstverlening moet het contract minimaal de volgende onderdelen vastleggen:

• Directe toegang tot een bedrijfsarts voor verzuimbegeleiding, zonder wachttijd of tussenstap via de werkgever.
• Het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO), waarmee werknemers hun gezondheid periodiek laten checken.
• Aanstellingskeuringen, waar de functie dat vereist.
• Een open spreekuur waar werknemers zonder verwijzing terechtkunnen bij de bedrijfsarts.
• Een heldere regeling voor second opinion bij een andere bedrijfsarts.

Leg elk onderdeel schriftelijk vast, met datum en handtekening van beide partijen. Een simpele clausule als “werknemer heeft te allen tijde vrije toegang tot de bedrijfsarts, zonder voorafgaande toestemming van werkgever” voorkomt discussie achteraf.

Bij een second opinion draagt de werkgever wettelijk de kosten, iets dat vaak ontbreekt in de begroting van verzuimkosten. Neem dat mee in uw contract én in uw budget.

Wat doet een arbodienst en wat doet een bedrijfsarts?

Een arbodienst is de organisatie die verschillende kerndeskundigen levert en de administratieve kant van verzuim regelt: dossiervorming, planning, rapportages richting UWV. De bedrijfsarts is de persoon die de medische beoordeling doet, verzuimgesprekken voert en advies geeft over werkhervatting.

Neem een medewerker die na drie weken nog steeds ziek thuis zit. De arbodienst plant automatisch een afspraak bij de bedrijfsarts, die beoordeelt of er sprake is van een medische beperking en samen met werkgever en werknemer een plan van aanpak opstelt.

Naast de bedrijfsarts kent de Arbowet nog drie kerndeskundigen: de arbeidshygiënist, de veiligheidskundige en de arbeids- en organisatiedeskundige. Samen vormen zij het fundament van arbodienstverlening.

Kleine werkgevers hebben vaak niet elke deskundige nodig, maar moeten wel kunnen aantonen dat ze bij complexe risico’s toegang hebben tot het volledige team.

Instemmingsrecht van OR en PVT: wanneer moet u overleggen?

Bij de maatwerkregeling heeft de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging instemmingsrecht. Dat geldt ook wanneer u een bestaand basiscontract wijzigt, bijvoorbeeld van vangnet naar maatwerk of bij een nieuwe arbodienstverlener.

De OR toetst of de gekozen invulling voldoende bescherming biedt en of werknemers vrije toegang houden tot de bedrijfsarts. Sinds begin 2026 ligt bovendien meer nadruk op actieve werknemersparticipatie: werknemers mogen zelf voorstellen doen over veiligheid en gezondheid, en u moet dat overleg aantoonbaar voeren.

• Leg instemming vast in een kort verslag met datum en handtekening van de OR-voorzitter.
• Heeft u geen OR? Betrek dan de PVT of, bij minder dan tien medewerkers, uw personeel direct via een schriftelijke terugkoppeling.

Pro-tip: Een simpel Word-document met datum, besproken punten en akkoord van de personeelsvertegenwoordiging is voor kleine werkgevers voldoende bewijs bij een controle.

Handhaving en boetes: wat gebeurt er zonder basiscontract?

De Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) controleert of werkgevers een geldig basiscontract hebben en grijpt in als dat ontbreekt of onvolledig is. Eerst volgt meestal een waarschuwing met een hersteltermijn.

Bij herhaling of ernstige nalatigheid volgt een boete, en in extreme gevallen kan de inspectie werkzaamheden stilleggen. De hoogte van een boete varieert met de ernst van de overtreding en de bedrijfsomvang, van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s.

• Documenteer elk contact met uw arbodienst en bewaar het ondertekende basiscontract centraal.
• Herstel gebreken direct na een waarschuwing; dat verkleint de kans op een boete aanzienlijk.

Pro-tip: Vraag uw arbodienst jaarlijks om een kort overzicht van geleverde diensten. Dat overzicht is uw eerste verdedigingslinie bij een inspectiebezoek.

Hoe regelt u binnen één maand een geldig basiscontract?

Een compliant basiscontract regelen kost minder tijd dan de meeste werkgevers denken. Volg dit tijdpad:

1. Vandaag: controleer of er een schriftelijk basiscontract bestaat en of alle vijf minimumonderdelen erin staan.
2. Binnen één week: vraag offertes op bij twee of drie arbodiensten en leg de keuze tussen vangnet en maatwerk voor aan de OR of PVT.
3. Binnen twee weken: verzamel bewijs van certificering van de aanbieder en een overzicht van geleverde diensten.
4. Binnen drie weken: onderteken het contract en leg instemming van de OR schriftelijk vast.
5. Binnen één maand: laat uw RI&E toetsen door de gekozen arbodeskundige.

Wijs binnen uw organisatie één verantwoordelijke aan, meestal HR of de preventiemedewerker, die het proces bewaakt. Gebruik in het contract een heldere kopregel als “toegang bedrijfsarts en verzuimbegeleiding” zodat elk minimumonderdeel apart terug te vinden is.

Pro-tip: Vraag altijd om een kopie van het certificaat van de arbodienst en een schriftelijk dienstverleningsoverzicht voordat u tekent. Zonder die twee documenten kunt u naleving niet aantonen bij een controle.

Praktijknoot voor kleine werkgevers

Veel kleine werkgevers denken dat een preventiemedewerker “op papier” volstaat. De Arbeidsinspectie controleert juist of die persoon echt betrokken is bij de RI&E, niet alleen genoemd wordt in een document. Vergeet ook de kosten van een second opinion niet in uw begroting. Twijfelt u over de dekking van verzuimkosten? Externe hulp loont dan sneller dan u denkt.

Bronnen

• Arbodienst of bedrijfsarts inschakelen | Ondernemersplein
• Arbozorg en arbeidsomstandigheden | Nederlandse Arbeidsinspectie
• Waar moet mijn werkgever voor zorgen volgens de Arbowet? | Rijksoverheid

Dit artikel bevat algemene informatie en vervangt niet het advies van een gekwalificeerde advocaat. Raadpleeg een gekwalificeerde juridische professional over uw eigen situatie voordat u op basis van deze inhoud handelt.

Veelgestelde vragen

Is een arbodienst verplicht voor elke werkgever? Ja, elke werkgever met personeel moet een basiscontract hebben met een gecertificeerde arbodienst of zelfstandige bedrijfsarts, ongeacht de bedrijfsgrootte.

Is een verzuimverzekering ook verplicht naast het basiscontract? Nee, een verzuimverzekering is niet wettelijk verplicht. Het basiscontract met een arbodienst is dat wel, terwijl een verzuimverzekering u beschermt tegen de financiële gevolgen van loondoorbetaling bij ziekte.

Wat gebeurt er als ik geen basiscontract heb? De Nederlandse Arbeidsinspectie kan een waarschuwing geven, een boete opleggen of in ernstige gevallen werkzaamheden laten stilleggen.

Moet een zzp’er zonder personeel ook een arbodienst inschakelen? Nee, deze verplichting geldt alleen voor werkgevers met personeel. Een zzp’er zonder werknemers valt hier niet onder.

Wat is het verschil tussen vangnet en maatwerk? Bij vangnet regelt één gecertificeerde arbodienst alles, bij maatwerk stelt u zelf een team van kerndeskundigen samen, met instemming van de OR of PVT.

Aanbeveling

• Arbodienst of casemanager: wat heb je echt nodig? | Vergelijkverzuim.nl
• Loondoorbetaling bij ziekte: je verplichtingen als werkgever | Vergelijkverzuim.nl
• Verzuimverzekering vergelijken en berekenen
• Wat kost een verzuimverzekering in 2026? | Vergelijkverzuim.nl