€360–€400 per dag: wat verzuim een werkgever kost in 2026

Ziekteverzuim kost een Nederlandse werkgever veel meer dan alleen het doorbetaalde loon. Reken op circa €360 tot €400 per dag in 2026, inclusief directe en indirecte kosten. De belangrijkste posten zijn loondoorbetaling, werkgeverslasten, arbodienstkosten, vervanging en productiviteitsverlies. Vaak vallen de werkelijke kosten 1,5 tot 2,5 keer hoger uit dan het brutoloon alleen.

---

Kort samengevat:

• Bij langdurig verzuim kunnen de totale kosten tot 2,5 keer hoger zijn dan alleen het brutoloon, inclusief vervanging en productiviteitsverlies.
• De wettelijke verplichtingen eisen dat je binnen acht weken een re-integratieplan opstelt en je niet de medische gegevens van de medewerker zonder toestemming opvraagt.
• Een verzuimverzekering dekt meestal alleen loon en arbodienstkosten; autorisaties voor vervangingskosten en productiviteit zijn meestal niet inbegrepen.
• Vroege actie en een gestructureerde aanpak kunnen de totale verzuimkosten met 15% tot 25% beperken.

---

Directe verzuimkosten: loondoorbetaling, werkgeverslasten en arbodienst

De wet verplicht je als werkgever om bij ziekte minimaal 70% van het brutoloon door te betalen, tot maximaal twee jaar lang. In het eerste ziektejaar geldt de ondergrens van het wettelijk minimumloon: je moet minstens dat bedrag betalen, ook als 70% van het loon daaronder zou uitkomen. Veel cao’s leggen de lat hoger, soms tot 100% in de eerste maanden. Check dus altijd de geldende cao voordat je een percentage aanhoudt, want dat verschil kan flink oplopen bij langdurig verzuim.

Naast het loon lopen ook je werkgeverslasten door. Pensioenpremies, sociale premies en andere vaste lasten stop je niet zomaar tijdens ziekte van een medewerker. Die kosten worden vaak onderschat, omdat ze niet apart op de loonstrook staan als “verzuimkosten”.

Daar komt de arbodienst bij. Een consult bij de bedrijfsarts kost meestal enkele honderden euro’s, en bij langdurig verzuim lopen de kosten voor re-integratieonderzoek of een arbeidsdeskundig traject al snel op tot duizenden euro’s per geval.

De directe kosten bestaan doorgaans uit:

• Loondoorbetaling: minimaal 70% van het brutoloon, met de WML als ondergrens in jaar één
• Werkgeverslasten: pensioenpremie en sociale premies die tijdens ziekte doorlopen
• Arbodienst en bedrijfsarts: kosten per consult en bij langdurige begeleiding
• Re-integratieonderzoek of arbeidsdeskundig traject bij complexere gevallen

Belangrijk om te weten: de wettelijke verplichting tot loondoorbetaling bij ziekte geldt voor maximaal twee jaar, en pas daarna kan de Ziektewet of een UWV-uitkering in beeld komen, bijvoorbeeld bij een no-riskpolis of bij werknemers zonder vast dienstverband.

Indirecte verzuimkosten: productiviteitsverlies, vervanging en inwerktijd

Indirecte kosten zijn vaak de grootste kostenpost, en juist die post mis je makkelijk in je administratie. Productiviteitsverlies, vervanging, werving en inwerktijd staan nergens netjes op een factuur. Ze sluipen erin via overuren van collega’s, gemiste deadlines en de tijd die een leidinggevende besteedt aan het regelen van vervanging.

Een rekenvoorbeeld maakt dit concreet. Stel je huurt een uitzendkracht in voor €35 per uur, terwijl je eigen medewerker €25 per uur kost. Bij een uitval van vier weken en veertig uur per week loop je al snel meer dan €1.500 extra kwijt, nog voordat je de inwerktijd meetelt. Bij specialistische functies of in kleine teams van vier of vijf man is die impact nog groter: er is simpelweg geen directe vervanging voorhanden, en collega’s moeten het werk erbij doen. Indirecte kosten kunnen daardoor de werkelijke verzuimkosten meerdere malen hoger maken dan alleen de loonkosten laten zien.

De belangrijkste indirecte kostenposten zijn:

• Productiviteitsverlies bij collega’s die extra taken overnemen
• Vervangingskosten via uitzendkrachten of tijdelijke inhuur
• Werving en selectie bij langdurige uitval
• Inwerktijd van een vervanger of nieuwe medewerker
• Managementuren die gaan naar planning en overleg

Pro-tip: Houd bij elk verzuimgeval een simpel overzicht van de uren die collega’s en leidinggevenden extra besteden. Dat overzicht laat vaak zien dat de “onzichtbare” kosten hoger zijn dan de loondoorbetaling zelf.

De vervangbaarheid van een functie is de grootste onzekere factor in deze berekening. Bij specialistische rollen kan het risico op disproportionele kosten bij uitval aanzienlijk zijn.

Hoe bereken je de totale verzuimkosten van een medewerker?

Een betrouwbare berekening volg je in vijf stappen, van dagloon tot totale kostenpost.

1. Bepaal het dagloon. Neem het brutomaandloon en deel dat door circa 21,75 werkdagen.
2. Reken de werkgeverslasten mee. Tel pensioenpremie en sociale lasten op, meestal 20 tot 30% boven het brutoloon.
3. Voeg arbodienstkosten toe. Reken consulten bij de bedrijfsarts en eventuele re-integratietrajecten mee.
4. Schat vervangingskosten in. Bereken uitzendtarief of overwerkkosten, plus inwerktijd bij een vervanger.
5. Pas een vermenigvuldigingsfactor toe. Gebruik een factor tussen 1,5 en 2,5 op de directe loonkosten om productiviteitsverlies en verborgen kosten mee te nemen.

Neem een medewerker met een brutosalaris van €4.000 per maand die drie maanden volledig uitvalt. Het dagloon komt dan op ongeveer €184. Met werkgeverslasten erbij stijgt dat naar circa €230 per dag. Vermenigvuldig dat met de gangbare factor van 1,5 tot 2,5 en je komt uit op een dagelijkse kostenpost van ongeveer €345 tot €575, wat aardig aansluit bij de praktijkindicatie van €362 tot €400 per dag die veel MKB-bedrijven in 2026 rapporteren.

Kies de hogere factor van 2 tot 2,5 bij sleutelposities of kleine teams. Bij eenvoudig vervangbare functies in grotere organisaties kun je dichter bij de factor 1,5 blijven.

Welke wettelijke termijnen en verplichtingen gelden bij verzuim?

De Wet verbetering Poortwachter legt je als werkgever een strak tijdschema op, met concrete deadlines die je niet mag missen.

• Week 1: meld de zieke medewerker bij je arbodienst of bedrijfsarts, uiterlijk binnen een week na de eerste ziektedag.
• Week 6: stel samen met de bedrijfsarts een probleemanalyse op, die de basis vormt voor het re-integratietraject.
• Week 8: leg een Plan van Aanpak vast met concrete re-integratiestappen en evaluatiemomenten.
• Week 42: meld de medewerker bij het UWV als de uitval langer duurt, zodat de uitkeringsinstantie op tijd op de hoogte is.
• Jaar 2 (bij WIA-aanvraag): rond het re-integratieverslag af voor de beoordeling van de arbeidsongeschiktheid.

Mis je een van deze stappen, dan riskeer je een loonsanctie van het UWV. Zo’n sanctie verlengt je loondoorbetalingsplicht met maximaal een jaar, wat de totale verzuimkosten flink kan opstuwen.

Let ook op de privacygrenzen. Je mag als werkgever geen medische details opvragen bij een zieke medewerker. De arbodienst of bedrijfsarts deelt alleen noodzakelijke informatie over belastbaarheid en re-integratiemogelijkheden, nooit de diagnose zelf.

Wat dekt een verzuimverzekering wel en niet?

Een verzuimverzekering vergoedt meestal het doorbetaalde loon tijdens ziekte, en soms ook de kosten van de arbodienst of bedrijfsarts. Productiviteitsverlies, vervangingskosten en de tijd die je management kwijt is aan verzuimbegeleiding vallen bijna altijd buiten de dekking.

Er bestaan twee hoofdvormen. Een conventionele verzekering keert per ziektegeval uit vanaf een vaste eigen risicotermijn, met een premie die past bij het risicoprofiel van je bedrijf. Een stop-loss verzekering werkt anders: die grijpt pas in als je totale verzuimkosten over een jaar een afgesproken drempel overschrijden, wat meestal een lagere premie oplevert maar meer risico bij jou laat liggen in een gemiddeld jaar.

De premie ligt doorgaans op een percentage van je totale loonsom, met als bepalende factoren:

• Sector en risicoprofiel van de functies
• Verzuimhistorie van je bedrijf
• Gekozen eigen risicotermijn
• Dekkingsomvang, zoals wel of geen arbodienstkosten

Pro-tip: Verzekeren is vooral rendabel bij risicoconcentratie: een klein bedrijf met een paar sleutelposities heeft meer baat bij een polis dan een groot bedrijf waar verzuim zich over veel schouders verspreidt.

Verzekering alleen lost het probleem niet op. Effectieve kostenbeheersing vraagt ook om preventie en actieve verzuimbegeleiding, naast een goede polis.

Hoe beperk je verzuimkosten in de praktijk?

Vroege interventie levert het meeste rendement op. Elke week dat verzuim korter duurt, bespaart gemiddeld 15% tot 25% van de totale kosten, simpelweg omdat loon, vervanging en productiviteitsverlies dan minder lang doorlopen.

1. Grijp in binnen de eerste zes weken. Wacht niet tot de probleemanalyse verplicht wordt, maar neem al in week één contact op met de medewerker en de bedrijfsarts.
2. Investeer in preventie. Werkdrukmonitoring, ergonomische aanpassingen en een helder verzuimprotocol voorkomen een deel van de uitval.
3. Richt je proces standaard in. Werk met een vast dossier per verzuimgeval, vaste contactmomenten en waar mogelijk één casemanager die het overzicht bewaakt.
4. Overweeg uitbesteding bij structureel verzuim. Een arbodienst of casemanager kan het proces overnemen als je zelf de expertise of tijd mist.

Een vast rekenschema en één dossier per geval reduceren niet alleen administratieve fouten, maar helpen ook bij de verantwoording richting UWV als het traject langer duurt.

Praktijkperspectief: prioriteiten en valkuilen voor het MKB

Wat ik in de praktijk het meest zie misgaan bij verzuim, is versnippering. De loonadministratie houdt de betalingen bij, de leidinggevende houdt losse notities over gesprekken, en niemand heeft één centraal dossier. Tegen de tijd dat het UWV om verantwoording vraagt, moet iemand alles reconstrueren. Dat kost tijd en verhoogt het risico op een loonsanctie.

Mijn grootste advies: bouw vanaf dag één een dossier op, ook als het verzuim er kortdurend uitziet. Plan het gesprek met de bedrijfsarts niet uit gemakzucht uit tot week vijf, terwijl week één al kan. Die paar weken verschil bepalen vaak of een re-integratietraject binnen de wettelijke termijnen blijft.

Twijfel je over de juiste aanpak, de juiste polisvorm of de hoogte van je premie? Gebruik dan een rekentool of vraag een specialist om mee te kijken. Zelf uitzoekwerk doen kost meer tijd dan de meeste werkgevers denken, en een verkeerde inschatting van je risico is duurder dan een half uur advies.

— Willem

Verzuimkosten inzichtelijk maken met Vergelijkverzuim

Een goed beeld van je verzuimkosten heb je pas als je weet wat een verzekering écht voor jouw situatie kost, zonder dagenlang offertes te vergelijken. Vergelijkverzuim.nl zet die vergelijking voor je op een rijtje bij 21 verzekeraars, met een transparante premie-indicatie zonder verborgen kosten.

Twijfel je of een conventionele polis of een stop-loss verzekering beter past bij jouw loonsom en risicoprofiel? Een vaste verzuimspecialist van Vergelijkverzuim.nl kijkt met je mee en legt uit welke dekking aansluit bij jouw sector en teamgrootte. Bereken vrijblijvend je premie en ontdek binnen een paar minuten wat verzuim jou werkelijk kan gaan kosten, en hoe je dat risico afdekt.

Bronnen

Voor de wettelijke basis van loondoorbetaling en meldtermijnen ga je het beste naar officiële overheidsbronnen. Ondernemersplein legt de loondoorbetalingsplicht helder uit, terwijl dezelfde overheidssite de meldtermijnen richting arbodienst en UWV toelicht.

Voor bredere context en benchmarkcijfers verwijst Arboportaal naar TNO-onderzoek over de kosten van ziekteverzuim voor Nederlandse werkgevers. Praktische rekenvoorbeelden en actuele indicaties vind je bij MKB Servicedesk en bij Mensen & Verzuim.

Wil je meer weten over premieopbouw of over de keuze tussen verzekeringsvormen? Lees dan verder over wat een verzuimverzekering kost en over je wettelijke verplichtingen bij loondoorbetaling.

• Loon (salaris) doorbetalen bij ziekte | Ondernemersplein
• Verzuimkosten berekenen: wat kost een zieke werknemer | Ondernemen met Personeel
• Wat kost ziekteverzuim per medewerker? Bereken je kosten - MKB Servicedesk

Aanbevelingen

• Wat kost een verzuimverzekering in 2026?
• Loondoorbetaling bij ziekte: je verplichtingen als werkgever