Declareren verzuimverzekering: zo levert u de juiste gegevens aan

Declareren van een verzuimverzekering betekent dat u als werkgever de verzuimgegevens aanlevert die uw verzekeraar nodig heeft voor premievaststelling of uitkering. U levert deze gegevens veilig aan via de beveiligde portal van uw verzekeraar of in het gevraagde XML-formaat. Let op met medische gegevens en betrek bij twijfel altijd uw arbodienst of bedrijfsarts.

Kort samengevat:

• Verzekeraars vragen meestal jaarlijks of halfjaarlijks om verzuimrapportages; exacte termijnen staan in uw polis, dus controleer de deadline vooraf.
• Vermeld de werknemer, eerste ziektedag, meldingsdatum, hersteldata en het arbeidsongeschiktheidspercentage; controleer alle gegevens met uw arbodossier, want fouten kunnen uw jaarlijkse premie beïnvloeden.
• Deel nooit diagnoses of behandelgegevens: registreer alleen administratieve informatie, belastbaarheid, verzuimduur en hersteldata, en verstuur bestanden via het beveiligde portaal of met een wachtwoord.
• De bedrijfsarts stelt binnen zes weken na de eerste ziektedag een probleemanalyse op; stel daarna samen met de werknemer een plan van aanpak op.

Wat is het declaratieformulier en wanneer gebruikt u het

Een declaratieformulier is niet hetzelfde als een ziekmelding. Een ziekmelding doet u direct bij aanvang van het verzuim, vaak bij uw arbodienst. Een declaratierapportage stuurt u periodiek naar uw verzekeraar, meestal jaarlijks of halfjaarlijks, als basis voor de premievaststelling.

Verzekeraars vragen om zo’n rapportage of verzuimanalyse op vaste momenten in het jaar, of wanneer uw polis dit voorschrijft. U levert deze meestal aan via:

• Een vast Excel-template dat uw verzekeraar beschikbaar stelt.
• Een export rechtstreeks vanuit uw verzuimsoftware.
• Een upload via het beveiligde werkgeversportaal van de verzekeraar.

Standaard verzuimanalyses zijn vaak afgestemd op de eisen van het Verbond van Verzekeraars, wat de verwerking bij uw verzekeraar versnelt en vertraging voorkomt.

Checklist: welke gegevens moet u minimaal aanleveren

Een volledige declaratie staat of valt met de juiste basisgegevens. Verzekeraars vragen onder andere de naam van de werknemer, eerste ziektedag, melddatum bij de werkgever of arbodienst, datum van gehele of gedeeltelijke hersteldatum en het arbeidsongeschiktheidspercentage.

Daarnaast is het nuttig om functieomschrijving en afdeling mee te sturen, zodat uw verzekeraar patronen in verzuim per team kan herkennen. Nauwkeurigheid is hierbij geen formaliteit: onnauwkeurige meldingen, zoals een foutieve melddatum of hersteldatum, beïnvloeden de premie bij de jaarlijkse premievaststelling rechtstreeks.

Werkgevers die structureel een gestandaardiseerde verzuimanalyse gebruiken, zien minder correctieverzoeken en minder risico op onterechte premieverhogingen. Dat maakt consistente dataregistratie een van de goedkoopste manieren om uw premie op niveau te houden.

Stap-voor-stap: hoe u de declaratie veilig aanlevert

De meeste verzekeraars werken met een eigen werkgeversportaal waarin u gegevens invoert of een bestand uploadt. Sommige accepteren ook een losse Excel- of CSV-export vanuit uw verzuimsysteem, mits deze het juiste format volgt.

Controleer voordat u iets verstuurt:

• Komen de datums overeen met uw arbodossier en de probleemanalyse van de bedrijfsarts.
• Klopt het arbeidsongeschiktheidspercentage met het laatste oordeel van de bedrijfsarts.
• Staan er geen medische details of diagnoses in het bestand.

Verstuur gevoelige bestanden nooit via onversleutelde e-mail. Gebruik waar mogelijk de portal van de verzekeraar, en beveilig een los bestand altijd met een wachtwoord dat u apart doorgeeft. Houd een eigen logboek bij van wat u wanneer heeft aangeleverd, zodat u bij vragen snel kunt reageren.

Pro-tip: Bewaar een kopie van elke declaratie met verzenddatum apart van uw personeelsdossier, zodat u bij een geschil of controle direct kunt aantonen wat en wanneer u heeft aangeleverd.

Privacy (AVG): wat u wél en niet mag registreren en delen

Als werkgever mag u geen medische diagnoses of behandelgegevens van zieke werknemers registreren. Dat is voorbehouden aan de bedrijfsarts of arbodienst, die hieraan gebonden is door medisch beroepsgeheim. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt dat administratieve gegevens en medische gegevens strikt gescheiden moeten blijven.

Wat u wel mag registreren en delen met uw verzekeraar:

• Belastbaarheid van de werknemer, zoals het aantal uren dat iemand kan werken.
• Verzuimduur en verzuimpercentage.
• Verwachte of gerealiseerde hersteldatum.

Maak met uw arbodienst harde afspraken over welke gegevens naar u toe komen en welke bij hen blijven. Informeer werknemers ook over wat u registreert, zodat uw verzuimadministratie transparant en AVG-conform blijft.

Wet verbetering poortwachter en UWV: wat dit betekent voor uw declaratieverplichtingen

Uw declaratiegegevens staan niet los van uw wettelijke re-integratieverplichtingen. Volgens het stappenplan van UWV stelt de bedrijfsarts binnen zes weken een probleemanalyse op, gevolgd door een plan van aanpak dat u samen met uw werknemer opstelt.

Belangrijke mijlpalen om in uw dossier te bewaken:

• Probleemanalyse van de bedrijfsarts binnen zes weken na de eerste ziektedag.
• Plan van aanpak kort na de probleemanalyse, met concrete re-integratiestappen.
• Re-integratieverslag bij een WIA-aanvraag na bijna twee jaar verzuim.

Blijft u achter met deze stappen, dan kan UWV een loonsanctie opleggen die uw loondoorbetalingsplicht kan verlengen, zoals UWV zelf aangeeft. Voeg bij uw declaratie daarom altijd een duidelijke toelichting bij als er vertraging is ontstaan in het re-integratietraject. Meer over deze verplichtingen leest u in onze praktische gids over de Wet verbetering poortwachter.

Veelgemaakte fouten en korte checklist om declaratiefouten te voorkomen

De meest voorkomende fouten bij declareren zijn een verkeerde melddatum, een hersteldatum die niet overeenkomt met het arbodossier, en het per ongeluk meesturen van medische details.

Doorloop voor het versturen deze korte checklist:

1. Kloppen alle datums met het dossier van de bedrijfsarts.
2. Staat er geen medische informatie in het bestand.
3. Is het bestand beveiligd met een wachtwoord.

Pro-tip: Ontdekt u een fout na verzending? Neem direct contact op met uw verzekeraar, stuur een gecorrigeerde versie en bewaar beide versies met tijdstempel als bewijs.

Praktijkperspectief van Vergelijkverzuim.nl en waarom correcte declaratie loont

Via ons platform berekenen en vergelijken we premies bij meerdere verzekeraars, met een vaste verzuimspecialist die meedenkt over dekking en aanlevering. Wat we in de praktijk zien: werkgevers die hun verzuimanalyse standaardiseren en tijd steken in datakwaliteit, voorkomen onnodige discussies over premie. Een nette declaratie is geen administratieve formaliteit maar directe invloed op wat u jaarlijks betaalt.

— Willem

Grip op uw verzuimpremie met Vergelijkverzuim

Een correcte declaratie is één kant van de zaak, een scherpe premie de andere. We berekenen en vergelijken uw premie bij meerdere verzekeraars, zonder verborgen kosten, en koppelen u aan een vaste verzuimspecialist die meedenkt over dekking, voorwaarden en aanlevering.

Twijfelt u of uw huidige polis nog aansluit bij uw situatie, of wilt u weten wat u elders kunt besparen? Bereken vrijblijvend uw premie en ontvang persoonlijk advies dat aansluit op uw bedrijf.

Veelgestelde vragen

Hoe declareer ik kosten bij mijn zorgverzekering als werkgever?

Declaraties bij een zorgverzekering lopen via de werknemer zelf, niet via de werkgever. Als werkgever heeft u alleen te maken met declaraties richting uw verzuimverzekeraar, op basis van verzuimgegevens zoals ziektedatum en arbeidsongeschiktheidspercentage.

Hoe dien ik een declaratie in bij mijn verzuimverzekeraar?

U dient een declaratie meestal in via het beveiligde werkgeversportaal van uw verzekeraar of via een vast Excel-template. Zorg dat gegevens zoals melddatum, hersteldatum en percentage overeenkomen met uw arbodossier voordat u verstuurt.

Is een verzuimverzekering verplicht in Nederland?

Een verzuimverzekering is niet wettelijk verplicht, maar de loondoorbetalingsplicht bij ziekte wel. Veel werkgevers sluiten een verzuimverzekering af om het financiële risico van die loondoorbetaling af te dekken.

Tot wanneer moet ik mijn verzuimgegevens declareren?

De termijn hangt af van de afspraken in uw polis, maar de meeste verzekeraars vragen periodieke rapportages, vaak jaarlijks of halfjaarlijks. Raadpleeg uw polisvoorwaarden of uw verzuimspecialist voor de exacte deadline die voor u geldt.

Wat gebeurt er als mijn declaratie wordt afgewezen?

Een declaratie wordt vaak afgewezen door ontbrekende gegevens, onjuiste datums of inconsistenties met het arbodossier. Corrigeer de fout, stuur een aangepaste versie en bewaar bewijsstukken van beide versies voor eventuele navraag.

Bronnen

• Stappenplan Wet verbetering poortwachter — UWV
• Re-integratie van zieke werknemers — Autoriteit Persoonsgegevens
• Handleiding - Declaratie van ziekteverzuim bij uw verzekeraar — Verzuimwijzer

Aanbevelingen

• Loondoorbetaling bij ziekte: je verplichtingen als werkgever
• Verzuimverzekering uitleg: dekking, kosten en polisvormen
• Werkgevers: voorkom kosten, 5 vragen over dekking verzuim
• Wat kost een verzuimverzekering in 2026?